[컴퓨터월드] 지난 2015년, 무림오피스웨이는 새로운 그룹웨어의 도입을 필요로 하고 있었다. 기존에 사용하던 그룹웨어와 다른 시스템 간의 호환성 이슈가 발생해 정상적인 사용이 불가능해졌기 때문이다. 무림오피스웨이는 가온아이의 ‘비즈메카(bizmeka)’ 그룹웨어를 도입, 호환성 이슈를 해결하는 것은 물론 직원들 간의 원활한 소통을 돕는 다양한 기능을 바탕으로 비즈니스 성과 향상의 기반을 다졌다.

20년 전통의 오피스용품 유통기업
1996년에 설립된 무림오피스웨이는 무림그룹의 오피스용품 전문 유통기업이다. 복사용지나 잉크·토너와 같은 전산소모품에서 프린터나 복합기 등의 디지털 사무기기, 기업 판촉물이나 임직원 선물, 명함, 도장 등에 이르기까지 기업의 내부 운영을 위한 모든 오피스용품을 제공한다.

B2C 고객에게는 직접 운영하는 온라인 쇼핑몰과 각종 제휴몰을 바탕으로 다양한 할인 이벤트 등을 통해 상품 구매 기회를 넓혀가고 있으며, B2B 고객을 위한 전용 쇼핑몰을 통해 통합 구매 대행 서비스도 제공하고 있다.

특히 B2B몰의 경우 기업 고객의 필요에 따라 맞춤형으로 구축한 폐쇄적인 전용몰을 제공해 개별 제품을 구매하는 데에 필요한 시간과 비용을 절감하고, 부서 및 지점별 관리 및 전사적 통합 관리 기능을 제공한다. 필요에 따라서는 주문 단계와 최종 승인 단계를 분리함으로써 결제 품의 과정을 쇼핑몰 내부에서 처리할 수 있도록 지원, 기업의 비용 처리에 관한 복잡한 관리 업무를 편리하게 처리할 수 있도록 돕는다. 현재 무림오피스웨이는 약 270개 기업에 전용 폐쇄몰을 제공하고 있다.

무림오피스웨이는 또한 메인 물류센터인 곤지암 물류센터와 서울 및 수도권 지역 배송을 위한 강남 물류센터를 자체 운영하고 있다. 두 물류센터는 각각 3,000여 평, 600여 평에 달해 업계 최대 규모를 자랑하며, 강남 물류센터를 통해 고객이 집중돼있는 수도권으로의 신속한 배송이 가능하다.

20가지 카테고리로 구분된 5만 개 이상의 제품 DB, 정확한 상품 수급 예측과 유통시장 및 고객 구매 패턴 분석 등을 통해 단순한 상품 나열이 아니라 고객에게 필요한 상품을 먼저 제공하는 경쟁력 있는 서비스를 갖추고 있다.

무림오피스웨이는 자체 보유한 물류센터와 전국 52개의 가맹점, 수많은 배송직원들과의 소통을 위해 안정적인 IT 인프라를 필요로 한다. 자체 구축한 ERP 시스템과 B2B·B2C 쇼핑몰 관리 등을 위해 전문적인 지식을 갖춘 별도의 IT팀을 운영하고 있으며, IT팀은 내부 시스템 유지보수는 물론 고객사의 전용 쇼핑몰 운용을 지원하며, 필요에 따라 전사적인 시스템 업그레이드를 주관하는 등 무림오피스웨이의 IT 전반을 관리하고 있다.

닷넷 버전 업그레이드로 호환성 이슈 발생
지난 2015년, 무림오피스웨이 IT팀은 기업 내 ERP 시스템과 그룹웨어 간의 호환성 이슈를 발견하고 해결에 나섰다. 이는 기존에 사용하던 그룹웨어가 업그레이드되면서 최신 버전의 닷넷 프레임워크(.NET Framework, 이하 닷넷)를 요구했지만, 무림오피스웨이가 사용하던 ERP 시스템이 아직까지 구버전 닷넷을 사용하고 있었기 때문이다. 한 대의 PC에서 서로 다른 닷넷 버전을 요구하는 ERP 시스템과 그룹웨어 메신저를 구동하는 것이 불가능했으며, 양쪽 모두 기업 업무에 반복적으로 사용되는 것이었기에 어느 한 쪽을 포기할 수는 없었다.

당시 무림오피스웨이의 ERP 시스템은 개발한지 10년이 넘은 상태였으며, 새로운 ERP 시스템 도입이 요구되던 상황이었다. IT팀은 최신 닷넷과 호환될 수 있는 차세대 ERP를 도입해 문제를 해결하고자 했지만, ERP 시스템 교체는 이제 겨우 내부적인 논의가 이뤄지고 있었던 터라 갈 길이 멀었다.

게다가 도입이 결정된다고 해도 예산 확보와 업체 선정에 많은 시간이 필요하며, 또한 업체 선정이 마무리되더라도 구축에 소요되는 기간에는 여전히 그룹웨어와 ERP 시스템을 동시에 사용할 수 없다는 문제를 안고 가야만 했다. 이에 따라 IT팀은 그룹웨어 제공업체에게 한동안 이전 버전 그룹웨어를 계속 사용할 수 있는지 문의했지만, 해당 업체에서는 이전 버전의 그룹웨어는 서비스하지 않는다고 일축했다.

이에 따라 무림오피스웨이는 향후에도 동일한 문제가 발생할 수 있다는 점을 감안해 닷넷 버전에 영향을 받지 않는 그룹웨어를 새로이 도입하기로 결정했다. 선정 과정에서 당시 존재하던 수많은 그룹웨어의 테스트를 거쳤으며, 최종적으로 KT와 가온아이가 서비스하는 ‘비즈메카 그룹웨어(bizmeka Groupware)’를 선정했다. 비즈메카 그룹웨어는 SaaS(Software as a Service) 방식으로 제공돼 기업 PC의 닷넷 버전에 제한을 받지 않으며, 향후 IT 인프라가 더욱 고도화되더라도 호환성 문제가 발생하지 않는다는 점에 주목했다.

도입 결정에는 메신저와 안정성에 주목
무림오피스웨이가 새로이 그룹웨어를 도입한 이유가 호환성 문제이기는 했지만, 이를 배제하더라도 비즈메카 그룹웨어는 무림오피스웨이가 필요로 하는 최적화된 서비스를 제공할 수 있다는 강점을 지녔다.

무림오피스웨이는 그룹웨어 교체에 있어 호환성 이슈 이외에도 두 가지를 고려하고 있었는데, 먼저 내부 직원과의 원활한 소통이 가능해야 한다는 것이었다. 무림오피스웨이는 전국 52개 가맹점과 2개의 대형 물류센터, 수많은 배송직원들을 보유하고 있으며, 신속한 배송 서비스를 제공하기 위해서는 이들과의 실시간 소통이 필수적이었다.

외부에 나가있는 배송직원들과의 소통을 위해서는 SMS를 전송할 수 있는 기능이나 모바일 메신저 서비스가 필요했지만, 이전까지는 직원들끼리 ‘카카오톡’ 등의 별도 메신저를 사용하는 등 체계적인 시스템이 갖춰져 있지 않았다.

비즈메카 그룹웨어는 별도의 연락처 등록 과정 없이도 조직도에 기반한 SMS 전송 기능과 모바일 메신저 기능을 제공함으로써 이러한 문제를 해결했다. 현재 무림오피스웨이는 가맹점, 물류센터, 배송직원들과의 모든 소통과 업무지시에 비즈메카 그룹웨어 메신저를 활용하고 있다.

빠른 도입이 가능하고 안정적인 서비스를 제공하며, 유지보수가 편리해야 한다는 점 역시 솔루션 도입의 중요한 기준이었다. KT와 가온아이가 제공하는 비즈메카 그룹웨어는 SaaS 방식으로 제공돼 일주일 안에 도입이 가능했고, ERP 시스템과 기존 그룹웨어의 호환성 이슈로 발생한 업무 공백을 빠른 속도로 메울 수 있었다.

또한 전문적인 관리 인력을 보유하고 있어 문제 발생 시 공급업체 측에서 빠른 지원이 가능하다는 점도 제품 선택의 중요한 요인으로 작용했다. 무림오피스웨이가 자체 운영하는 IT팀을 보유하고 있기는 하지만, 전국에서 활용하는 전사적인 시스템을 한정적인 인원만으로 관리하기에는 어려움이 따르기 때문이다.

가온아이는 전국적인 CS인력을 꾸준히 확충해나가고 있으며, 고객들의 그룹웨어 사용을 돕기 위해 다양한 교육 프로그램을 직접 지원하고 있다. 무림오피스웨이 관리자는 도입 과정에서 회사 측이 제시한 몇 가지 요구에 대해 가온아이 측이 적극적으로 나서서 대응하는 모습에서 신뢰가 생겼다고 설명했다.

비즈니스 안정 위한 기반 제공
비즈메카 도입 초기에는 그룹웨어 교체에 따른 불만도 있었다. 몇 년간 같은 그룹웨어를 사용하며 익숙해졌는데 갑자기 다른 제품을 사용함으로써 나타나는 내부 직원들의 불만이었다. 그러나 교체 과정에서 발생하는 이슈에 가온아이 측의 엔지니어가 방문해 문제 해결에 적극적인 의지를 보이고, 기존의 그룹웨어가 제공하지 못하던 편리한 기능을 제공하거나 같은 기능을 제공하더라도 보다 향상된 성능을 보여줌으로써 불만은 금방 사그라들었다.

특히 메일 관리 기능은 비즈메카 그룹웨어가 제공하는 중요한 기능 중 하나였다. 기업에서는 퇴사자가 발생할 경우 해당 직원의 업무를 후임자에게 인수인계할 필요가 있다. 그러나 일반 포털의 메일 서비스를 사용하다가 퇴사자가 발생할 경우, 해당 직원이 자신의 메일 계정을 삭제함으로써 수많은 업무 메일들이 증발해 버리기도 한다.

비즈메카 그룹웨어는 퇴사자의 계정을 IT 관리자가 복구함으로써 증발한 업무 메일 전체를 되살릴 수 있으며, 실수로 삭제된 메일도 가온아이 측에 백업돼 있어 언제든 요청해 복구가 가능하다. 또한 관리자가 직원이 사용 가능한 메일 용량을 직접 설정할 수도 있어 보다 체계적인 관리가 가능하다.

별도의 연락처 등록이 필요 없는 직원 명부 기반의 게시판 및 공지사항 기능 역시 좋은 평가를 받았다. 가맹점과 물류센터, 배송직원 등 외부 인원이 많은 무림오피스웨이 특성상 전사적인 메시지 전달이 필요한 경우 어려움을 겪었으나, 비즈메카 그룹웨어의 게시판 및 공지사항 기능을 활용함으로써 이러한 문제점이 해결됐다.

특히 이동이 잦은 영업 및 배송직원들이 비즈메카 모바일 버전을 활용함으로써 본사의 업무 지시를 신속하게 확인할 수 있게 됐으며, 관리 측면에서는 일일히 직원 명부를 확인하고 메시지를 전달하는 과정이 줄어 업무 생산성을 향상시킬 수 있었다.

아울러 비즈메카 모바일 버전은 기업 운영에 필수적인 높은 보안성을 제공했다. 스마트폰에 비즈메카 모바일 버전을 설치하기 위해서는 별도의 단말기 등록 과정을 거쳐야 하며, 사용 시 2중으로 돼있는 로그인·로그아웃 인증 과정을 거쳐야하기 때문에 단말기 분실이나 교체 시에 발생할 수 있는 보안 이슈를 사전에 차단할 수 있었다. 또한 IT 관리자가 모든 직원들의 그룹웨어 사용 로그를 확인할 수 있어, 직원의 고의나 조작미스로 발생할 수 있는 이상 징후를 즉각 탐지하고 개선할 수 있다.

서비스 만족도 높아
무림오피스웨이 IT팀 관계자는 지난 2년 간 비즈메카 그룹웨어를 사용하면서 이렇다 할 문제가 발생하지 않았다는 점을 높게 평가했다. 갑작스럽게 도입이 결정됐음에도 불구하고 가온아이 측의 빠른 대처로 짧은 시간 내에 도입이 완료됐으며, 그간 큰 문제없이 꾸준하고 안정적인 서비스를 제공함으로써 기업 비즈니스가 효율적으로 운용될 수 있도록 뒷받침했다는 설명이다.

또한 기존 그룹웨어와 ERP 시스템 간의 호환성 이슈가 발생해 비즈메카 그룹웨어를 도입한 것이니 만큼, 차후 새로운 ERP 시스템을 도입하더라도 상호 호환성에는 문제가 없을 것으로 생각한다고 밝혔다. 이에 따라 앞으로도 꾸준히 비즈메카 그룹웨어를 통해 비즈니스에 필요한 협업 기능을 확보해 나가는 한편, 비즈메카 모바일 등 가온아이에서 기업에게 제공하는 새로운 기능들도 적극적으로 활용해 나가겠다고 강조했다.

“비즈메카 그룹웨어 도입으로 호환성 문제 해결” 비즈메카 그룹웨어를 도입하는 과정에서 문제는 없었나? 도입 초창기에는 그룹웨어 사용을 위해 별도의 보안 프로그램을 설치하는 것이 직원들 사이에서 부정적으로 받아들여진 시기가 있었다. PC에서 비즈메카 그룹웨어를 사용하기 위해서는 익스플로러 환경에서 보안 프로그램을 다운받아 설치해야 하는데, 사원들이 자신들의 PC에 보안 프로그램을 설치하기 싫다는 이유로 무시하는 경우가 많았기 때문이다. 특히 이것은 메인 화면에 충분히 안내가 돼있는 사항인데도 이를 제대로 읽어보지 않는 직원이 태반이었다. 이 내용으로 가온아이 측에 문의를 보냈지만, PC 환경에서 보안을 유지하기 위해서는 어쩔 수 없다는 답변을 받았다. 대신 가온아이 측 직원들이 우리 회사에 종종 방문해 애로사항을 찾고 문제 해결을 위해 노력하는 등, 그룹웨어 도입만 끝내놓고 나 몰라라 하는 게 아니라 끝까지 보다 나은 서비스 구축을 위해 노력하는 모습을 보면서 신뢰 관계를 형성할 수 있었다. 보안 프로그램 설치를 거부하던 직원들 역시도 가온아이 측의 대처에 마음을 열고 그룹웨어 사용을 위한 보안 프로그램 설치를 인정, 지금은 이에 대해 아무도 이의를 제기하는 사람이 없다. 호환성 이슈 발생에 대해 IT팀 팀장으로서의 생각은? 닷넷 프레임워크처럼 널리 쓰이고 있는 제품들에 대해서는 제작사 측에서 기존 버전에 대한 호환성이 유지되도록 노력해줘야 한다고 생각한다. 특히 닷넷을 만든 마이크로소프트와 같은 글로벌 대기업, 서비스 개발을 위한 기본 툴을 제공하는 기업은 더더욱 이런 호환성을 고려함으로써 사회적 책임을 져야하는 게 아닐까. 새로이 도입한 비즈메카 그룹웨어는 닷넷 버전에 얽매이지 않으며, 현재 사내에서 검토 중인 ERP교체 이후에도 이전과 같이 호환성 때문에 고생하지는 않을 것으로 본다.