[컴퓨터월드] 경동하우징은 건축 및 리모델링, 인테리어 등을 전문으로 하는 기업으로, 1982년 창립 이후 34년이라는 오랜 시간동안 국내 건축업계에서 활동해왔다. 최근 건축 시장에서 주 사업 분야인 보수(리모델링) 사업에 대한 수요가 늘면서 내실 있는 성장을 거듭하고 있는 경동하우징은 원활한 업무 공유 등을 위해 보다 안정적인 그룹웨어 솔루션을 필요로 했다.

이에 경동하우징은 지난 2013년 가온아이를 통해 클라우드형 비즈메카 그룹웨어를 도입했다. 비즈메카 그룹웨어는 경동하우징이 기존에 사용하던 무료 그룹웨어 솔루션 대비 서버 안정성이 뛰어났으며, 데이터 관리 및 업데이트도 용이했다. 또한, 장애 발생 시 상담 및 지원 등도 적극적이어서 도입 이후 높은 만족도를 체감하고 있다. 경동하우징이 비즈메카 그룹웨어 솔루션을 도입하고 활용하기까지의 과정을 살펴본다.

경동하우징은 건축 및 리모델링, 인테리어, 건축기계 설비 등을 전문으로 하는 기업이다. 회사명에서 유추할 수 있듯이 경동하우징은 경동보일러 판매 대리점으로 출발했지만, 1989년부터 현재 사명인 경동하우징으로 상호를 변경하고 리모델링, 건축 설비, 소방 설비, 시설물 유지 등의 사업을 영위해오고 있다. 1982년 창립 이래 34년 동안 안정적인 성장과 발전을 계속해오고 있으며, 이에 지난 2014년에는 고용노동부가 지정하는 강소기업으로 선정되기까지 했다. 지난해 매출은 약 200억 원을 달성했으며(계약내용 기준), 현재 본사에는 30여명의 직원이 근무하고 있다.

최근 저성장시대를 맞아 오래된 건물들을 신축하기보다는 리모델링을 하는 방향으로 국내 건축시장이 변하고 있는 추세다. 이는 리모델링 전문 기업인 경동하우징에 호재로 작용하고 있으며, 지금까지 그래왔듯이 시장과 회사 경영 상태에 맞춰 과하지 않게 성장해나간다는 계획이다.

안정적인 그룹웨어 솔루션

경동하우징은 지난 2013년 가온아이를 통해 비즈메카 그룹웨어를 도입했다. 이전까지는 무료로 이용할 수 있는 그룹웨어 솔루션을 이용해왔다. 그러나 회사가 점차 성장하고, 그에 맞춰 인원도 보강되면서 한층 안정적인 그룹웨어 솔루션을 필요로 하게 됐다.

당시 비즈메카 그룹웨어 도입을 주도했던 경동하우징 경리관리부 최정아 부장은 “인원이 적을 때는 무료 그룹웨어를 이용하는데 불편함이 없었지만, 인원이 늘어나면서 서버 안정성 및 유지보수에 대한 고려를 해야 했다”고 회고했다.

이에 경동하우징이 선택한 그룹웨어는 비즈메카였다. 최정아 부장은 “상용 그룹웨어들이 기능적인 부분에서는 거의 차이가 없었기 때문에, 서버 안정성과 장애 발생 시 상담 및 지원여부를 중점으로 비교했다”고 강조했다. 특히, 기존에 사용하던 무료 그룹웨어 솔루션 대비 더 많은 선택 메뉴가 있었기에 이용자들이 적응하기 쉽지 않았지만, 구축업체인 가온아이와 서비스 제공자인 KT에서 원활한 그룹웨어 이용을 위한 교육 지원까지 해줬기에 새로운 솔루션 도입에 따른 부담감을 덜 수 있었다는 설명이다.

기본기에 충실, 입맛에 맞게끔 수정까지

경동하우징은 비즈메카 그룹웨어를 도입한 이후 직원들 간 업무 공유가 한층 빨라졌으며, 사내 자료를 그룹웨어에 축적하는 등의 긍정적인 효과를 얻고 있다. 이를 통해 회사 상태를 정확하게 파악할 수 있어 경영진의 만족도도 높은 편이다.

최정아 부장은 “비즈메카의 가장 큰 장점은 그룹웨어의 기본기에 충실하다는 점이다”라고 밝혔다. 직원들이 매일 써야 하는 업무 일지 기능을 비롯해 게시판 기능, 전자결재 기능 등이 잘 지원되고 있으며, 외근이 잦은 업종 특성상 스마트폰으로 이용하는데도 용이하기 때문이다.

또한, 그룹웨어 기능을 회사별 또는 업무별로 커스터마이징이 가능하다. 경동하우징은 영업부서, 관리부서, 설계부서, 공사부서 등으로 업무조직이 나눠져 있으며, 각 부서별로 다른 전자결재 양식을 이용하고 있다. 이에 비즈메카가 기본 제공하는 전자결재 양식을 각 부서별로 맞게끔 수정해 활용하고 있다.

키워드 검색기능 등 편의기능 부족은 아쉬워

최정아 부장은 비즈메카 그룹웨어에 대해 전반적으로 만족감을 표시하면서도, 한편으로는 편의기능적인 부분에서 아쉬움이 있다고 밝혔다.

최 부장에 따르면 과거 공지를 보기 위해서는 페이지를 일일이 넘겨가며 찾아야 한다. 사용자별 검색은 가능하지만, 키워드 검색이 지원되지 않기 때문이다. 또한, 이미지를 첨부할 때도 캡처한 사진을 바로 업로드할 수 없고 변환과정을 거쳐야 한다. 힘든 일은 아니지만, 별도의 과정과 시간을 필요로 하기 때문에 사용자 입장에서 충분히 불편함을 느낄 수 있는 부분이다.

최정아 부장은 “이 같은 편의적인 기능이 좀 더 보강된다면 비즈메카 그룹웨어의 활용성이 좀 더 좋아질 것이라고 본다”고 말했다.
 

“기본 기능에 충실한 그룹웨어 솔루션” 비즈메카 그룹웨어 도입 시 어려움은 없었는지? 경동하우징은 주 사업 분야가 건축인 만큼, 20~30대의 젊은 직원들보다는 현장에서 오랜 경험을 가진 40~60대의 중·장년층 직원들이 많다. 이분들은 기존 그룹웨어에서도 업무 일지와 메일 등 간단한 기능만을 이용해왔기 때문에, 비즈메카가 제공하는 다양한 메뉴에 적응하기가 쉽지 않았다. 이제는 어느 정도 시간이 지났기 때문에 적응 문제는 해결됐지만, 새로 입사하는 분들에게는 오리엔테이션 시간 때 그룹웨어 이용법을 꼭 설명하고 있다. 구축형 그룹웨어 도입은 고려하지 않았는지? 중소기업에서 자체 서버를 쓰기에는 한계가 있다. 기본적으로 이를 담당할 관리자가 있어야 하기 때문이다. 주관하는 사람이 없으면 활용도가 떨어질 수밖에 없다. 또한, 담당자를 두게 되면 인건비도 무시할 수 없다. 하지만, 업체가 제공하는 서비스형 상품을 이용하게 되면 별도의 담당자를 두지 않고서도 유지보수 및 장애 지원에 대한 걱정을 하지 않아도 된다. 그리고 사용하는 계정 수에 따라 과금되는 체계이기에, 인원이 적은 중소기업에서는 관리자를 뒀을 때의 인건비보다 저렴하게 이용할 수 있다. 비즈메카 그룹웨어 이용 만족도를 평가한다면? 상당히 만족한다. 경동하우징은 영업부서, 관리부서, 설계부서, 공사부서 등으로 나눠져 있지만, 그룹웨어에서 업무 내역을 공유하도록 해서 어느 부서에서든 확인할 수 있도록 하고 있다. 이는 각 부서가 어떻게 돌아가는지를 파악해서 업무 활용도를 높이기 위한 취지로 시행됐다. 비즈메카 도입 이후 업무 공유가 빨리 이뤄지고 있으며, 업무 내역 확인이 매일 이뤄지고 있다. 경영진에서도 회사 상황을 정확히 파악할 수 있어서 만족하고 있다. 아쉬운 점은 없는지? 중·장년층이 많기 때문에, 이분들을 위해 최소한의 기본 기능만 활용할 수 있는 그룹웨어 솔루션이 있었으면 좋겠다는 생각을 할 때가 많다. 예를 들면 업무 일지와 업무 보고, 메일, 근태 등 4가지만 있어도 충분하다. 좀 더 단순한 기능만 제공하고, 그만큼 저렴한 가격으로 이용할 수 있으면, 지금보다 더 많은 중소기업들이 이용할 수 있을 것이라는 생각이 든다. 또한, 키워드 검색 등 편의적인 기능들이 빠져있는 부분도 아쉽다.