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[기고] 비전통적 업무환경서 생산성 높이는 8가지 방법액셀 슈미트(Axel Schmidt) 팀뷰어(TeamViewer) PR 매니저

[컴퓨터월드]

   
▲ 엑셀 슈미트 팀뷰어 PR매니저

주거지를 기반으로 하는 사업인 홈비즈니스(Home Business)는 유연성이나 비용효율성 등의 측면에서 사무실 임대 및 매매 형태에 비해 큰 이점을 갖는다. 오늘날 첨단기술 덕분에 홈비즈니스 업자와 직원들은 물리적 장소에 제약받지 않고 어디서나 근무할 수 있다.

한국의 고용노동부, 미래창조과학부, 행정자치부가 함께 발표한 ‘2015 스마트워크 실태조사’ 결과에 따르면, 흥미롭게도 민간부문에서의 스마트워크 이용률이 2012년 10.4%에서부터 2015년 14.2%까지 꾸준히 증가하는 것으로 나타났다. 스마트워크의 유형으로는 모바일 오피스(20.1%), 원격협업(11.2%), 재택근무(9.2%) 등이었다. 스마트워크 이용효과에 대해서는 업무시간 단축(65.3%), 업무효율성 증진(62.1%), 삶의 질 향상(53.5%) 등으로 조사됐다.

   
▲ 원격제어 프로그램 ‘팀뷰어’에 접속해 문서작업을 하는 모습


생산성, 성공적인 비즈니스 위한 핵심

생산성은 ‘투입 단위당 산출물의 경제적 측정’으로 정의된다. 투입요소에는 노동력과 자본이 포함되며, 산출물은 보통 매출이나 재고 같은 기타 구성요소로 측정된다. 특히 소수의 직원으로 운영되는 기업의 경우 생산성 향상은 곧 사업의 성공으로 이어질 가능성이 높다. 최적의 근무환경을 조성하고 효율적인 시간 관리와 첨단기술 도입이 이뤄졌을 때 비로소 생산성이 극대화될 수 있다.

어떻게 가정에서 생산성을 극대화할 수 있을지는 원격근무자들의 숙제다. 업무와 관계없는 빨래나 장보기를 하고자 하는 유혹과 수많은 잠재적 방해요소 앞에서 높은 업무생산성을 유지하기란 쉬운 일이 아니다. 하지만 생산성은 기업에 필수적인 요소다. 원격근무자와 홈비즈니스 업자가 생산적으로 일할 수 있는 단계별 방법을 소개한다.

   
▲ 원격근무환경에서 UX(사용자경험)는 업무생산성에 큰 영향을 미친다.


생산성 향상 위한 몇 가지 조언

1. 정기적인 오전 일과 유지

대체적으로 오전시간에 생산성이 가장 높게 나타나기 때문에, 아침에 정기적인 일과를 유지한다면 보다 긴 시간 동안 높은 수준의 생산성을 지속할 수 있다. 재택근무를 하면 사무실로 출퇴근할 때와 달리 여러 유혹에 빠지기 쉽다. 늦잠을 잔다거나 빨리 업무를 시작하고자 아침식사를 거르게 되는 것 등이 이에 포함된다. 따라서 재택근무의 유연성에 현혹되지 말고 되도록이면 사무실로 출근할 때와 같은 업무일과를 유지하도록 해야 한다.

2. 업무효율성이 가장 높은 시간대 파악

생산성을 향상시키는 좋은 방법은 가장 일이 잘되는 시간을 파악하는 것이다. 캘리포니아대학교 어바인캠퍼스(University of California, Irvine)에서 실시한 연구에 따르면, 업무생산성은 오전 11시경에 높아지기 시작해 오후 2시에서 3시 사이에 최고조에 달하는 것으로 조사됐다. 가령 이 시간에 이메일 업무만 본다면 목표 달성이나 프로젝트 완성과는 거리가 먼 업무에 귀중한 시간을 허비하는 셈이다.

따라서 고객사의 대형 프로젝트나 내부적 아이디어 회의와 같이 가장 중요한 업무는 오후 2시에서 3시 사이에 처리하는 것이 바람직하다. 물론 가장 효율적인 시간대는 개개인에 따라 다를 수 있다. 가장 생산적인 시간대를 파악하고 업무를 본인의 생활리듬에 맞춰야 할 것이다.

3. 업무계획 수립 및 우선순위 설정

가장 업무효율성이 높은 시간을 파악한 다음, 하루 동안 해야 할 업무 리스트와 목표를 작성하고, 본인의 생산리듬과 프로젝트 중요도에 따라 우선순위를 매긴다. 업무 리스트는 우선순위를 정할 때 유용할 뿐만 아니라, 해야 할 일과 업무의 진행상황을 파악할 수 있어 간편한 업무처리를 돕는다.

간혹 끝내지 못한 업무가 있다면 내일 해야 할 업무 리스트로 넘길 수 있다. 일반적으로 하루 안에 마칠 수 없는 업무는 일간 업무 리스트에 포함하지 않는다. 중장기 프로젝트는 월간계획표에 기록하고 특정 일정과 마감시한에 따라 미리 알림을 설정한다.

4. 정기적이고 적절한 연락 유지

업무를 하나씩 처리하는 동안 온라인 회의, 통화, 문서 공유, 협업 등의 기술을 활용해 고객, 원격지의 동료, 직원들과 꾸준히 의사소통을 해야 한다. 특히 화상회의 솔루션은 지정된 홈오피스나 집안의 여러 장소에 관계없이 얼굴을 보면서 회의를 진행할 수 있게 해준다.

일부 화상회의 도구는 화면 공유와 문서 편집 기능을 갖춰 화상회의의 효율성을 극대화한다. 화상회의 도구를 활용해 온라인 채팅을 통한 협업 또한 가능하다. 예컨대 신제품 발표 관련 아이디어 회의 소집을 위해 직원과 고객을 만나고자 한다면, 채팅 기능을 이용해 전체 참여자나 직원들에게 구별된 메시지를 전송할 수 있다.

파일 공유는 업무효율성을 높이는 또 다른 첨단기술이다. 일부 소프트웨어는 단 몇 초 만에 파일이나 전체 폴더를 원하는 위치로 이동할 수 있는 드래그앤드롭, 복사 및 붙여넣기나 클라우드 스토리지 사용을 지원한다. 모바일 옵션을 포함한 솔루션을 사용하면 이동 중에도 차질 없이 업무를 수행할 수 있다. 오늘날 인력은 24시간 체제로 움직이므로 언제 어디서든 동료나 고객들과 연결될 수 있어야 한다.

   
▲ 개방형 공간에서는 업무생산성이 증가한다.

5. 생산성 향상시키는 업무공간 구현

재택근무를 할 경우 스스로 구축한 환경이 개인의 능력 발휘에 크게 영향을 끼친다. 개방된 여러 공간에서 이동하면서 업무를 수행하는 것을 선호한다면 이러한 업무환경에서 생산성이 향상될 것이다. 반면 일정 공간에 머무르는 것을 선호한다면 전용 홈오피스 형태의 사무공간을 확보하는 편이 나을 것이다.

어느 쪽이든 관계없이 중요한 몇 가지 환경적 요인들을 고려해야 한다. 밝은 환경에서 작업하는 것을 선호하는가? 배경음악이나 소음이 업무효율성을 저하시키는가? 아니면 상승시키는가? 심지어 기후도 중요한 요소다. 조사에 따르면 낮은 온도는 슬픔과 외로운 느낌을 고조시킬 수 있고, 또 일정하게 높은 온도에서는 나른함을 느끼기 쉬워 생산성이 저하될 수 있는 것으로 나타났다. 전문가들은 생산성을 높이기 위한 적정 온도로 섭씨 18~21도를 유지하도록 권장한다.

6. 일관성 있는 업무패턴 유지

일정한 오전일과로 높은 생산성과 성공의 기반을 마련하듯, 근무하는 내내 일관된 업무패턴을 유지하는 것 또한 중요하다. 가령 스케줄에 맞춰 일찍 기상해 조깅을 하고 샤워를 한 다음 아침을 먹는다. 그 후 업무목록을 작성하고 정오에 한 시간 정도 점심시간을 갖는다. 또한 매일 오후 4시쯤 간식과 커피로 에너지와 효율성을 충전해 퇴근시간까지 힘을 낸다. 오후 6시에는 하루 업무를 마감한다.

이처럼 저마다 적절한 하루 일과를 세워 날마다 일관성 있는 업무패턴을 유지하는 것이 중요하다. 이는 근무시간 중 업무생산성을 높일 뿐만 아니라, 업무와 삶의 균형을 유지하는데도 도움을 줄 수 있다.

7. 정기적인 휴식 취하기 - 소셜미디어 활용사례

하루 동안 대화를 나눌 동료가 주변에 없다면 휴식시간을 잊기 쉽다. 하지만 업무 도중에 취하는 적당한 휴식은 직원과 사업자들의 의욕을 고취시킨다. 이를 위해 ‘포모도로(Pomodoro) 테크닉’을 추천한다. 이는 25분간 한 업무에 집중한 이후 5분간 휴식을 취하는 방법으로, 다음 업무를 위한 재충전을 돕는다.

이러한 휴식시간은 임의로 활용한다. 페이스북이나 트위터 등 소셜미디어를 잠깐 확인하는 것도 도움이 될 수 있다. 최근 마이크로소프트가 발표한 보고서에 따르면, 근로자의 46%는 소셜미디어를 활용해 업무생산성이 향상됐다고 응답했다. 소셜미디어를 이용한 막간의 휴식시간은 이내 새로운 다음 업무로 넘어갈 수 있도록 분위기를 전환해주는 역할을 한다.

8. 업무 외적인 요소를 완전히 배제하진 말 것

근무 도중 발생하는 방해요소를 전부 부정적이라고 치부해서는 안 된다. 실제로 재택근무를 할 경우 집 전화가 울리거나 어젯밤 그대로 남겨둔 설거지를 해버리고 싶은 충동이 드는 등 주의를 산만하게 만드는 요인들이 발생할 수 있다. 이처럼 모든 방해요소들을 완전히 무시하기보다는, 상황에 맞춰 인지하고 수용하는 태도를 길러야 한다.

캘리포니아대 어바인캠퍼스에서 연구하고 SXSW(South by Southwest) 패널이 발표한 업무공간 내 방해요소 관련 조사결과에 따르면, 직원들은 책상정리나 이메일 분류 같은 단순한 업무를 할 때 가장 높은 행복지수를 보인 것으로 드러났다. 이 같은 단순 업무는 보다 높은 강도의 업무에서 동반되는 스트레스 없이 성취감을 줄 수 있다. 또한 이러한 일들은 비록 업무와 무관하더라도 특정한 일을 수행했다는 점에서 생산성을 높일 수 있다.

   
▲ '팀뷰어'의 10가지 주요 기능

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