프린터는 컴퓨터와 맞물려 사용하는 필수 도구이다. 그러나 대다수 사용자들은 컴퓨터에 대한 관심과 지식은 많지만 프린터에 대해서는 그렇지 않다. 개인이 아닌 기업체들은 더욱 관심도가 낮다. 특히 프린터를 통한 프린팅 비용에 대해서는 더더욱 관심 밖에 있다. 그러나 각 기업에서 사용하는 프린팅 비용이 연간 총매출액의 1~3%를 차지한다고 하면 그때서야 관심을 갖게 된다. 미국 기업들의 경우 종업원 당 프린팅 비용이 연간 30만 원 이상 든다고 한다. 컬러 프린터는 흑백보다 3~4배 이상 더 경비가 든다고 한다. 법률회사, 병원, 보험사, 공공민원서비스 등의 기업이나 기관들은 그 어느 산업체보다 프린터 량이 훨씬 높다고 한다. 이 같은 문제점, 즉 프린팅을 통한 경비를 크게 절감(약 35%)시키는 소프트웨어가 있어 고객들로부터 주목을 받고 있다. 이 제품은 이스라엘 프린팅 전문업체인 프리톤(Preton)사가 개발 공급하고 있는 ‘PretonSaver’이라는 소프트웨어이다. 이 제품은 국내 디스트리뷰터이자 소프트웨어 개발 전문업체인 아이티이(주)를 통해 한국에 독점 공급되고 있다. 이미 이 제품은 경북대학교 병원, 경희대학교, 현대 아산병원, 서울대 분당 병원 등의 10여개 사이트에 공급됐고, 고객들로부터 높은 평가도 받고 있다. 세계 특허 기술을 갖고 있는 프린팅 경비절감 소프트웨어인 ‘PretonSaver’는 어떤 기술이고, 어떻게 사용돼 경비절감 효과를 거두는지 집중 분석해 본다. <편집자주>

■ 개발 배경 및 토너 절감의 중요성
프린터 소모품 시장 매년 20~40% 성장
프리톤을 개발하게 된 가장 큰 이유는 각종 프린터에서 사용하고 있는 토너/잉크를 최대한 적게 사용할 수 있도록 해 환경오염 방지는 물론 기업 전체 비용을 떨어뜨리자는 것이다. 사실 각 기업체들은 프린팅에 필요한 토너/잉크를 소모품으로만 인식, 즉 비용부담을 전혀 느끼지 못하고 함부로 사용하는 경향이 짙다. 그러나 프린팅에 필요한 토너/잉크가 기업 총매출액의 1~3%를 차지하고 있고, 전 세계 프린터 소모품 시장규모가 약 300억 달러를 넘는다는 사실을 알게 되면 토너 비용절감이 얼마나 중요한지를 깨닫게 된다. 프린터 소모품 시장규모는 매년 20~40%씩 급성장하고 있고(가트너 및 HP 조사), 컬러 레이저 프린터 및 복합기 등의 출시로 인해 이 시장은 더욱더 급신장하고 있다. 프린팅 비용이 매년 증가하고 있는 가장 큰 이유는 대략 다음과 같다. 즉 ▲프린터 기기 도입비용보다 프린터 유지보수 비용이 더 크고 ▲인쇄물의 양적 급증 ▲ERP나 기업포털 등으로 인한 신규 적용업무가 급증 ▲프린터 사용 환경이 과거 15인당 1대에서 4인당 1대로 증가 ▲고품질 프린터 등장 및 그래픽형 문서 선호로 인한 소모비용 증대 등으로 인해 매년 프린팅 비용이 크게 증가하고 있다는 것이다.

프린트 비용, 종업원 당 연 30만원 소요
특히 컬러 프린터 토너의 경우 흑백에 비해 장당 3~4배 가격이 더 들어가고, 복합기는 일반 프린터에 비해 30% 이상 토너가 더 필요하다고 한다. 미국의 경우 각 종업원 당 연간 프린터 비용으로 평균 약 30만 원 이상을 사용하고 있고, 법률회사, 병원, 보험사, 공공 민원 서비스 등의 기관들은 프린터 량이 그 어느 업종보다 월등히 많은 것으로 전문가들은 분석하고 있다.이처럼 프린팅 비용이 매년 급증하고 있음에도 불구하고 프린터 사용자들은 비용을 조정할 수 있는 방법이 거의 없다. 단순히 사용량 증가에 따른 비용을 추가 지불할 뿐이다. 프린팅 비용은 전체적으로는 그렇게 많지 않을지 몰라도 지불되는 비용이 매년 증가일로에 있다. 따라서 프린팅 비용을 줄일 경우 회사의 이익에 직결될 수 있다. 일부 사용자들은 토너 비용을 줄이기 위해 재생토너를 사용하지만 재생토너의 경우 품질의 편차가 심하고, 프린터에 나쁜 영향을 주어 프린터 공급업체가 유지보수를 거부할 뿐만 아니라 실질적인 비용은 더 늘어나는 부작용을 낳고 있다. 한 예로 최근 한국에서는 캐논사가 토너케이스 공급업체인 삼성전기를 상대로 특허권 침해 소송에서 승소함에 따라 재생토너의 사용이 더욱 어려운 상황이다.
■ 제품 개요
‘Preton’은 프린팅 전체 비용절감을 위해 ▲PCS (Printing Cost Saving) 알고리즘 ▲프린팅 자산 관리 ▲프린터 정책 관리 등의 3가지 주요 기능을 가지고 있다. 각 기능을 좀 더 상세히 살펴보면 다음과 같다.

1. PCS (Printing Cost Saving) 알고리즘
PCS 알고리즘 기술은 세계특허를 획득했고, 프린팅 내용을 △이미지 ▲그래픽 ▲텍스트 등으로 분류해 각 부분별로 3~6단계 절약률을 적용하여 인쇄할 수 있게 해 주는 기능이다. 이 같은 방식은 세계 유일의 기술이며, 인쇄 품질을 최적화해 재생토너 및 프린터의 절약모드 사용 시 발생하는 품질저하 현상을 발생시키지 않는다. PCS 알고리즘 기술로 25~45%까지 토너를 절약할 수 있다.

2. 프린팅 자산 관리
기업 내의 모든 프린팅 작업에 대한 로우 데이터(low data)를 자동으로 수집해 ▲사용자 별 ▲부서별 ▲프린터 별 인쇄 양 및 인쇄 문서의 종류, 총 절약 비용 등을 제공한다. 이를 근거로 프린터 사용제한 및 프린터 재배치를 가능하게 한다. 이 기능만으로도 총 프린팅 관련 비용을 10~15%이상 절감할 수 있다.

3. 프린터 정책 관리
프린팅 자산관리 기능을 바탕으로 기업의 프린팅 정책을 수립해 기밀문서의 출력 제한, 개인용도 문서 출력 금지 등 보안 및 기업자산 유용 방지를 가능하도록 해준다. 이 기능은 무제한적인 출력을 허용할 수밖에 없는 환경을 기업이 조정 가능한 출력 지침에 따르도록 할 수 있다.

■논리적 구성
PretonSaver에 의한 프린팅 TCO 절감은 다음의 세 가지 요건으로 완성된다.
1. 프린팅의 최적화(특허출원 기술) : 프린트 업무(Job)을 분석해 토너/잉크의 양을 최적화 한다. 환경에 따라 25~45% 절감된다.
2. 프린팅 자산 추적 가능 : 기업에서 사용되는 모든 프린트 Job을 로깅/추적/분석해 다양한 사용 패턴과 리포팅을 통해 현황 파악이 가능하고, 적재적소 프린팅을 통해 프린터 관련 효율성을 높일 수 있다.
3. 프린팅 정책 관리 : 프린터별, 사용자별, 그룹별 프린팅 정책부여로 출력물을 관리 할 수 있다.

■ 주요 특징
PretonSaver의 주요 특징을 살펴보면 다음과 같다.