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[기고] 문서 보안을 위한 방책, 인하우스 프린팅 시스템리소코리아 조의성 부사장

   
▲ 리소코리아 조의성 부사장
[아이티데일리] ‘아웃소싱’은 기업의 필수적인 전략 중 하나이다. 기업의 핵심 역량에 집중하기 위해 부가적인 부분들은 외부 협력사에 아웃소싱을 맡김으로써 비용절감과 업무효율성 및 경쟁력을 높이고자 하는 니즈가 ‘아웃소싱’의 확산을 낳았다.

이는 기업의 인쇄 부문도 마찬가지였다. 기업들이 인쇄 부문을 외주형태로 운영함으로써 전문화, 간소화를 도모하고, 원가절감과 품질향상이라는 상충되는 2가지 효과를 동시에 누릴 수 있다고 판단했기 때문이다. 그러나 만능으로 여겨졌던 인쇄 아웃소싱에 적잖은 부작용이 나타나고 있다.

가장 큰 문제로 지적되고 있는 것이 바로 ‘보안’ 문제이다.

최근의 정보 유출사례들을 살펴보면 외부의 무단 침입으로 인한 유출보다는 내부 직원의 정보유출이 훨씬 높은 비중을 차지하고 있으며, 유출의 주체 중 일부는 외부 협력업체나 상생업체의 직원 등으로 문서 접근이 허가된 사용자들이었다.

인쇄 아웃소싱을 통한 문서의 관리 현황과 보안 사고는 ‘거의 파악된 것이 없다’는 수준이다. 여전히 엄청난 개인정보가 담긴 문서들이 열악한 환경에서 인쇄되고 분류되어 유통되고 있다.

자사 고객 중 한 기업은 이러한 ‘보안’ 사고를 겪은 후, 인쇄 아웃소싱을 철회하고 자체운영형태로 전환한 바 있다. 이 기업의 고객 중 고위 임원에게 본인이 아닌 다른 사람의 개인정보가 담긴 문서가 잘못 발송된 사고가 발생한 것이다.
외주 업체에서 인쇄된 문서가 분류와 발송을 담당한 아르바이트생의 실수로 엉뚱한 사람에게 전달된 ‘사고’였다. 여러 개인정보가 담긴 문서라는 점에서 이 사고의 여파는 예상 외로 컸고, 더 이상 아웃소싱 체제를 유지할 수 없게 된 케이스다.

이 같은 여러 이유들로 인쇄 부분을 아웃소싱에서 자체운영 형태로 전환하기 위한 방안을 검토 중인 기업들이 늘어나고 있으며, 적극적으로 이를 추진하는 기업도 나타나고 있다.

리소코리아는 보안이 필요한 자료들을 외주제작 없이 내부에서 직접 제작할 수 있는 ‘인하우스 (In-House) 프린팅 시스템’을 강조하고 있다. 이 시스템은 초고속 풀컬러 프린터 ‘컴컬러(ComColor)’와 옵션 기기인 ‘퍼펙트 바인더’, ‘메일피니셔’, ‘IC카드 인증 키트’로 구성되어 있다.

여러 건강검진센터와 학교, 관공서, 교회, 기업체 등 자사의 많은 고객들이 개인 정보가 포함된 내용물을 인쇄 외주 없이 사내에서 제작하고 있다. ‘인하우스 프린팅’ 시스템은 출력과 봉입, 봉함까지의 모든 과정이 자동화되어 봉투와 내용물의 매칭 오류를 없애고 개인정보를 보호할 수 있기 때문이다.

또한, 사용자가 IC카드를 통해 인증을 마쳐야만 출력, 복사, 스캔을 할 수 있는 ‘IC카드 인증 키트’는 IC 카드별로 인쇄 매수나 특정 기능에 제한을 둘 수 있으며, 문서정보에 대한 외부 유출을 사전에 차단할 수 있다는 강점이 있어 보안을 중시하는 여러 기업에서 특히 선호하고 있다.

연이은 산업기밀 유출, 고객정보 유출 등의 사고로 보안에 대한 필요성을 느끼고 있는 많은 기업들에서 실수요가 증가함에 따라 ‘인하우스 (In-House) 프린팅 시스템’의 비중은 점차 커질 것으로 기대를 모으고 있다.

기업의 업무 프로세스와 문서의 이동 경로, 이동 경로 상의 내·외부의 사용자에 따른 총체적인 보안 방안을 진지하게 고민해 봐야 할 때이다.

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