국가의 '디지털 사고(史庫)'인 자료관시스템이 빠르게 진화하고 있다.
자료관시스템은 정부기관의 기록물들을 이관 받아 보관하고 활용하기 위한 업무용 소프트웨어로 출발했다. 그러나 최근 들어 기록물의 단순 보관에서 한 걸음 더 나아가 의사결정과 같은 중요 업무와 결합되는 사례가 나타나고 있다. 앞으로 자료관시스템은 전자문서뿐만 아니라 각종 기록물과 행정자료 등이 모두 취합되는 공간으로 업그레이드가 불가피할 것으로 예상돼 시스템 중요도와 영향력은 점점 커질 것으로 보인다.
역할 증대에 따라 자료관시스템 솔루션도 빠르게 변화·발전하고 있다. 자료관시스템이 웹 애플리케이션 서버(WAS)와 결합되고 있으며, 전자문서관리시스템(EDMS)에 추가로 지식관리시스템(KMS)이나 포털 등과도 연계되는 모습이 나타나고 있다.
이러한 시장 변화기에 문서관리 전문업체인 트라이튼테크(www.tritontech.com 대표 김동열)는 유연한 대응으로 관련 시장을 주도하고 있다. 검증된 제품과 기술력, 그리고 한국IBM과의 탄탄한 협력관계가 주된 요인으로 꼽히고 있다. '잘 만든 자료관시스템이 국가 경쟁력을 키운다'는 트라이튼의 사명감은 꾸준한 제품 혁신과 고객만족으로 이어지고 있다. 트라이튼 테크의 솔루션, 구축사례, 대외협력 정책 등을 살펴본다.
이강욱 기자 wook@rfidjournalkorea.com
Ⅰ. 솔루션
국내 자료관시스템을 리드하는 '이지존'
트라이튼테크는 지난 1988년 연주시스템으로 출발해 17년째 전자문서관리시스템(EDMS) 분야에 매진하고 있는 솔루션 전문 업체(ISV)다. 오랜 기간 한 우물을 파 온 업체답게 탄탄한 기술력을 확보하고 있으며, 국내 전자문서 관리시장 성장과 함께 성장해왔다. 트라이튼테크는 이미지 솔루션으로 출발해 도면인식 분야로, 전자문서관리(EDM)로 영역을 넓혀왔고, 최근에는 자료관시스템 시장에서 탄탄한 입지를 확보하고 있다. 자료관시스템은 공공분야 전용 전자문서관리로 정부는 지난 2004년 1월부터 전국 700여 공공기관을 대상으로 시스템 도입을 의무화했다. 정부는 자료관시스템 의무 도입에 앞서 지난 2002년 국가기록보존소 발주로 '자료관시스템 시범사업'을 진행하는 등의 준비과정을 거쳤다.
트라이튼테크는 바로 이 자료관시스템 시범 사업을 대형 SI 회사와 경쟁 끝에 수주해 전자문서관리 전문업체로서 쌓아온 기술력을 입증 받았고 관련 시장의 주목을 받기 시작했다.
트라이튼테크는 시범사업 이후 쉽게 사용할 수 있는 자료관시스템에 초점을 맞춰 다양한 기능을 패키지화한 솔루션인 '이지존(eG-zone)'을 발표했다. 이지존은 대표적인 자료관시스템 솔루션으로 높은 인지도와 사례를 확보해가고 있다. 이지존은 총 700여 자료관시스템 도입 대상 중 250여 기관에 공급되는 성과를 거뒀다.
트라이튼테크는 매출이나 사례확보 수에서 단연 국내 시장을 리드하고 있다고 자신하고 있다.
손쉬운 사용 위해 특화 기능 개발
트라이튼테크는 자료관시스템 외에도 산업별 특성이 반영된 전자문서관리시스템을 보유하고 있다. 지난 2001년 2월 일반 기업대상의 EDM으로 '메타데스크'를, 공공 EDM으로 'G-메타데스크'를 각각 출시했다. 이지존은 G-메타데스크를 △쉽고 편리한 사용자 인터페이스 △다양하고 강력한 기능 △확장성과 연동성 등에 초점을 맞춰 업그레이드한 제품이다. 이지존은 국내에서 가장 먼저 출시된 자료관시스템 제품이라 안정성이 높고 다양한 기능이 구현된 제품으로 평가되고 있다.
하지만 자료관시스템은 제품 구성과 성능이 법령으로 명확하게 규정돼 있어 제품간 차별화가 사실상 불가능한 영역으로 평가되기도 한다. 이러한 환경에서 트라이튼테크는 고객의 편의성을 최우선으로 고려한 다양하고 독특한 기능으로 승부하고 있다. 이렇게 해서 탄생된 것이 이지존의 '이지나인(eG-9)'이다. 이지나인은 이지존의 특장점을 9가지로 체계화해 활용성과 확장성을 크게 높였다. 트라이튼테크는 이지나인을 통해 자료관시스템의 새로운 비전을 만들어 나간다는 목표를 세워두고 있다.
이지나인의 이러한 취지가 잘 반영된 대표적인 기능이 '이지맵'이다. 이지맵은 전체업무를 한눈에 파악할 수 있도록 한 자료관시스템의 길라잡이로 업무 프로세스 도식화를 가능케 한다. 이지맵은 이지스캔과 이지북 등의 기능과 연계되어 있어 손쉬운 사용을 극대화하고 있다. 이지스캔은 문서스캔 및 보정 기능을 제공해 오프라인 문서를 웹 환경에서 통제 가능토록 해준다.
그리고 이지북은 도움말 기능을 동영상, 페이지별 매뉴얼 등 3가지 버전으로 제공하고 있다. 시스템 가이드와 오프라인 문서관리에 절대적으로 필요한 스캔기능, 매뉴얼을 한데 묶어 간편한 사용을 최대한 지원하고 있다.
이지존은 손쉬운 사용 외에도 고객 환경을 여러모로 고려하고 있어 고객들의 좋은 반응을 이끌어 내고 있다.
고객이 만들어가는 '이지존'
트라이튼테크는 자료관시스템 사용자의 연령대가 매우 다양한 점에 주목해 제공되는 기능을 단계별로 구현했다. 기능을 초급, 중급, 전문가 레벨로 각각 구현했고 검색 기능도 역시 일반검색, 속성검색, 조건검색 등으로 세분했다. 또한 검색 조건별로 저장하는 기능을 제공하고 있으며 검색결과 바로가기 기능(책갈피 기능)도 제공되고 있다. 이러한 기능 등은 경쟁사 자료관 시스템에도 하나 둘 적용되고 있다.
하지만 트라이튼테크는 시기적으로 가장 먼저 구현했다는 점에 큰 의미를 부여하고 있다. 이지존이 가장 먼저 발표된 자료관시스템일 뿐만 아니라 가장 앞서가는 자료관시스템이라는 자부심인 것이다.
트라이튼테크가 제공하는 다양한 기능은 고객들로부터도 좋은 반응을 얻고 있다. 트라이튼테크 자료관사업부 김태주 부장은 "매년 발표되는 신기능들은 고객들에게 큰 호응을 얻고 있다"며 "2004년에는 이지맵이 고객에게 큰 인기를 얻었고 2005년은 이지스쿨 때문에 샀다는 고객이 많다"고 고객들의 좋은 반응을 소개했다.
이지맵은 쉬운 사용을 가능케 해 높은 인기를 얻었고, 이지스쿨은 번거로운 시스템 교육문제를 간편하게 해줘 뜨거운 호응을 받았다. 과거 자료관시스템은 인수→이관→보관의 프로세스별로 담당자가 1년에 3번 가량 교육을 받아야 했지만 이지스쿨을 통해 교육횟수와 한데 모여야 하는 불편이 해소됐다. 이러한 기능들은 높은 고객 만족도로 이어지고 있다.
교육차 서울을 방문했던 한 자료관시스템 담당자는 2박 3일 동안 트라이튼 사무실에 상주하면서 개선사항을 일일이 지적해준 적도 있었다고 한다. 김 부장은 "이제 이지존은 트라이튼테크가 만드는 것이 아니라 고객들이 만들어 가고 있다"고 말했다. 또한 "지속적으로 새로운 기능이 고객에게 큰 호응을 받는 것은 자료관시스템에 대한 깊은 이해와 노하우가 있기 때문"이라고 설명한다.
트라이튼테크는 고객 만족도뿐만 아니라 적용 영역이나 규모면에서도 주목할 만한 사례를 여러 건 확보해 시장에서 확고한 입지를 다져가고 있다. 경북도교육청의 경우 단일 규모로는 최대인 23카피를 도입했고, 전북도교육청은 14개 교육청이 일괄 도입하기도 했다. 특히 경북도교육청은 자료관과 WAS를 동시에 도입해 자료관시스템의 진화를 보여주는 대표적인 사례로 꼽히고 있다.
트라이튼테크는 "한발 앞선 자료관시스템 이지존은 국내에서 표준 역할을 하고 있으며, 향후 자료관시스템이 나아갈 방향에 이정표를 만들어가고 있다"고 자신하고 있다.
IBM과의 협력으로 날개 달아
트라이튼테크가 자료관시스템 시장에서 부각된 요인으로는 전문업체로서 높은 기술력과 경쟁사에 비해 빠른 제품 출시가 결정적이었다. 그리고 이러한 비교우위가 빛을 발하게 된 배경에는 한국IBM과의 협력관계가 한 몫 하고 있다. 트라이튼테크가 17년간 EDM 시장에 전념해와 높은 기술력과 풍부한 노하우를 보유하고 있고, 여기에 한국IBM과의 탄탄한 협력관계는 변화에 능동적으로 대처하고 시장을 리드하는 원동력이 되고 있다.
한국IBM과의 협력은 최근 자료관시스템의 업그레이드 추세 속에서 더 큰 경쟁력으로 작용하고 있다. 자료관시스템은 대부분 웹을 기반으로 하고 있어 효과적인 관리를 위해 웹 애플리케이션 서버(WAS)와의 결합이 불가피하다. 또한 최근 자료관시스템은 기존 전자문서관리(EDM) 시스템 외에 지식관리(KM) 시스템이나 포털과 연계하려는 움직임이 나타나고 있다.
이러한 변화기 속에서 IBM과의 협력은 기존 하드웨어뿐만 아니라 소프트웨어로까지 협력범위가 넓어져 안정성 확보와 풍부한 기능 제공을 가능케 하고 있다.
IBM과 협력은 여러 가지 면에서 상호 윈-윈의 모습을 갖추고 있다. 우선 트라이튼테크의 소프트웨어와 IBM의 하드웨어의 결합이라는 면이 이상적인 구조를 띠고 있다. 이러한 협력 구조는 최근 자료관 시스템에서 부각되고 있는 WAS 영역에서는 더 큰 효과를 거두고 있다. IBM의 하드웨어뿐만 아니라 WAS까지 폭넓은 협력이 이뤄지고 있기 때문이다.
경쟁사들이 WAS의 다양한 기능 제공이 아닌 JSP 기능 등 일부 소기능만 사용하는 전략을 취하고 있는데 비해 트라이튼 테크는 2005년 초 IBM 웹스피어의 OEM 계약을 맺어 WAS 부분을 크게 강화했다.
경쟁사에 비해 제품 가격이 올라간 대신 WAS 관리 능력과 고객 안정감을 택한 결론이었다. IBM 입장에서도 HW 중심의 협력이 솔루션 영역으로까지 넓어지는 효과를 거두고 있어 상호 윈-윈 효과가 나타나고 있다.
제품외적인 면에서도 트라이튼테크는 유형·무형의 지원을 받고 있다. 한국IBM이 보유하고 있는 전국 영업망이 큰 도움이 되고 있다. 지난 2003년 IBM과 공동으로 전국 로드쇼 개최 이후 지속적으로 전국망 지원이 이뤄지고 있다.
트라이튼테크는 "한국IBM이 중요 핵심 사이트에만 관심을 보이는 것이 아니라 소규모 사이트 확대에도 관심을 가져 영업에 큰 힘이 되고 있다"며 "IBM이 기존에 확보한 고객 사이트 소개 및 비즈니스 파트너까지 협력이 이뤄지고 있다"고 말했다.
트라이튼테크는 한국IBM과의 협력을 지속적으로 강화해 나갈 방침으로 지난 11월 ISV 어드밴티지 파트너 재계약을 맺었다. 자료관시스템이 진화해갈수록 IBM과의 협력은 더 큰 경쟁력으로 작용할 것이기 때문이다.
INTERVIEW쮌
김태주 부장
트라이튼테크 자료관사업부
"자료관시스템 가치는 갈수록 높아질 것"
향후 자료관시스템 시장 전망은.
▶ 자료관시스템 구축이 많이 이뤄졌지만 아직 그 중요도는 크게 부각되고 있지 못한 것으로 판단하고 있다. 하지만 최소 5년만 지나면 자료관의 효과가 크게 나타날 것이다. 얼마 전 옥쇄 분실이나 사료 분실 사례들은 자료관 시스템의 중요성을 새삼 일깨워주고 있다.
더군다나 최근 자료관 시스템의 영역이 넓어지는 모습이 나타나고 있다.
의사결정 참여나 의결 등의 업무 관리 시스템이 자료관과 합해지고 있는 것이다. 이러한 움직임을 감안할 때 향후 공공기관의 모든 데이터는 자료관으로 모아질 것으로 예상하고 있다. 현재는 개별적으로 저장되고 있으나 최종 저장물들은 자료관으로 갈 수 밖에 없을 것이다. 여기에는 모든 기록물과 행정자료가 포함된다. 현재는 전자문서가 주 대상이지만 앞으로 행정문서, 행정자료, 사진 등이 추가될 것이다. 자료관 활용 가치에 따라 각 공공기관의 경쟁력이 좌우될 것이다. 이러한 추세는 2006년 하반기부터는 자료관 시스템 고도화 요구로 이어질 것으로 예상하고 있다. 고도화 내용은 EDM과 KM, 포털 연계 등이 주 내용이 될 것으로 보인다.
시장 변화에 대한 트라이튼 테크의 전략은.
▶ 트라이튼 자료관 시스템인 이지존은 △최초의 자료관 시스템이라는 점과 △한 발 앞선 자료관 시스템이라는 점을 부각시키고 있다.
자료관은 공공용 전문 EDM이라 할 수 있다. 트라이튼은 1999년 청와대 통치사료시스템을 구축하는 과정에서 공공 기록물관리 시장의 가능성을 감지하고 이후 제품 개발과 업그레이드에 주력해 오고 있다. 규모나 사이트 확보 수에서 국내 시장을 리드하고 있다고 자부하며 EDM과 그룹웨어 연동 등에서는 국내 표준으로 자리 잡았다고 할 수 있다.
업그레이드 초점을 △쉽고 편리한 사용자 인터페이스 △다양하고 강력한 기능 △확장성과 연동성 등에 맞춰 제품을 개선해 나가고 있다. 이제 이지존은 트라이튼이 만드는 것이 아니라 고객이 만들어가는 단계에 접어들었다고 할 수 있다.
새로 추가되는 기능들이 고객에게 큰 호응을 받고 있으며 실무 담당자의 의견이 적극적으로 반영되고 있다. WAS와의 결합이나 KM, 포털 등 여타 소프트웨어와 연계되는 부분에서도 가장 빠르게 지원이 이뤄지고 있고 앞으로도 더욱 강화해 나갈 것이다. 이러한 부분에서 IBM과의 협력은 큰 힘이 되고 있다.
IBM과의 협력내용과 수준은
▶ 자료관시스템 사업 초창기에 시스템 서버를 IBM, HP, 썬 중에서 모색하던 중 IBM의 적극적인 협력 의사 개진이 있어 협력이 시작됐다.
이후 IBM으로부터 개발 장비 제공 및 전국망 지원이 이뤄져 전국에 걸쳐있는 자료관 시스템 시장 공략에 큰 도움이 됐다. HW와 소프트웨어의 결합이라는 확실한 협력 구도가 만들어졌고 HW 이외 부분에서도 점점 협력요소가 커지고 있다. WAS가 대표적이다. 자료관이 웹을 기반으로 작동하고 운영되기 때문에 관리 및 조작을 위해서는 WAS가 필요하다.
IBM과 협력이 가격 경쟁력 부분에서도 다소 부담은 있으나, 고객의 안정감과 공동 마케팅 등 다양한 부분에서 효율적 지원이 이뤄져 부담이 충분히 상쇄되고 있다.
IBM이 제공하는 마케팅 방법론 제공 및 교육은 ISV들이 큰 효과를 거둘 수 있다. 연간 마케팅 펀드가 제공되고 내부직원용 교육도 무료로 제공된다. 교육 또한 기술, 영업, 마케팅 등 전 방위에서 무제한 제공되고 있다. 가장 실질적인 지원이 이뤄지고 있다고 판단하고 있다. 이러한 지원을 통한 'IBM 우산' 효과로 지방의 다양한 거점을 확보했다.
Ⅱ. 구축사례 / 충남도교육청 자료관시스템
업무용 한계 벗고 민원인까지 포괄하는 자료관 구현
1. 도입배경
비용보다는 신뢰성 고려
충남도교육청은 2003년 12월 자료관시스템 도입에 착수했다. 당시 전자정부 사업 추진 일정에 따라 자료관시스템 도입이 불가피했고, 내부적으로는 기록물관리 전산체계 확보와 기록물의 안전한 보존환경 마련이 시급했다. 또한 효율적인 활용여건 조성도 필요했다.
당시 본청·지역교육청 및 일선학교의 기록물에 대한 현황파악이 제대로 이뤄지지 않아 자료관시스템 도입으로 이를 해결하고자 했다.
자료관시스템 도입 결정 이후 충남도교육청은 △전자문서시스템과 자료관의 원활한 운영 △2005년 자료관업무의 차질 없는 수행 △고가용성(HA) 구성으로 안정적인 시스템 운영 보장을 중요 과제로 삼았다.
사업자 선정은 당시 자료관 소프트웨어 1차 인증통과 업체(8개사 - 트라이튼테크, 핸디소프트, 사이버다임, 나눔기술, 한국정보공학, 아이티센네트웍스, 송원정보,제품 등)를 대상으로 진행됐고 한국전산원 SW 기술성 평가기준 지침을 사업자 선정 기준으로 삼았다. 이에 근거해 △제품 기능성 △안정성 △유지 관리성 △제품 성능 △편의성 △업체 안정성 등을 중요하게 고려했다.
당시 트라이튼테크가 제안한 이지존은 가장 고가의 제품이었으나 충남도교육청은 최종 사업자로 트라이트테크를 선정했다. 이는 충남도교육청이 비용보다는 안정성과 신뢰성을 더 중요하게 여겼기 때문이다.
당시 트라이튼은 1년 전에 진행된 국가기록원의 시범사업을 수행해 적용사례를 이미 확보하고 있어 신뢰성 측면에서 가장 높은 평가를 받았다. 또한 SW 개발 시점이 경쟁사들보다 1년 가량 빨랐다는 점도 제품 안정성 면에서 긍정적인 평가를 받았다.
이후 자료관 HW 부문은 조달청 공개경쟁 입찰에 의해 사업자를 선정했고, 산하 지역교육청의 경우 대부분 본청에서 구매한 SW를 구매했다.
2. 구축 과정
전자문서 시스템과의 연동에 초점
프로젝트는 2003년 12월에 착수해 2004년 1월 17일 마무리됐다. 구축 완료 직후인 4월부터는 이지존 자료관 담당자와 시스템 관리자를 대상으로 교육이 진행됐다.
시스템 교육은 당시 충남도교육청이 전자문서 시스템 교체와 고가용성(HA) 구축을 앞두고 있어 시스템 연동과 안정성 측면에서 매우 중요한 과정이었다. 충남도교육청은 교육 작업을 신속하게 일단락한 뒤 5월부터 전자문서 시스템 교체(Hi-Express→enRise Office)와 HA 구성에 착수했다. 그 당시 사무관리기본법 등에 의거해 구 전자문서 시스템을 새로운 전자문서 시스템으로 교체해야 했기 때문이다.
HA 구성은 시스템의 안정성과 효율적인 데이터 관리를 위해 추진됐다. 기관 업무용 시스템에 HA가 구현되는 경우는 많지만 자료관 시스템에 HA가 구현되는 것은 흔치 않은 일이었다.
아직까지도 자료관과 HA가 동시에 구축되는 비율은 전체 자료관 시스템 중에서 20~30%에 머물고 있다. 트라이튼은 2005년 4월 전자문서시스템(쌍용정보)과 자료관 시스템간 표준연동까지를 마무리 지었다.
프로젝트 진행과정에서 충남도교육청과 트라이튼 테크는 전자문서시스템 교체와 HA 구성을 위한 안정된 시스템 구축과 기술지원에 크게 중점을 뒀다.
또한 쌍용정보통신의 전자문서시스템과 자료관 시스템의 원활한 연동에 기술적인 초점을 맞췄다. 동시에 산하 교육청의 자료관 운영지원을 위한 체계적이고 반복적인 교육과 운영지원 역시 중요하게 고려했다.
3. 효과
지속적인 교육으로 외부 확산까지
충남도교육청은 자료관 시스템 구축 이후 구축 전에 세웠던 목표를 대부분 충족시키고 있는 것으로 평가하고 있다.
구축 이후 적극적인 기술지원으로 안정적인 시스템 운영과 기록물의 생산현황보고가 차질 없이 진행되고 있다. 이는 3대 목표 중 △2005년 자료관 업무의 차질 없는 수행 △HA 구성으로 안정적인 시스템 운영 보장 이라는 부분을 충족시키고 있다.
또한 쉽고 사용이 편리한 다양한 기능 제공과 반복적인 교육으로 자료관 시스템의 조기 정착과 업무 이해도 증진 등이 이뤄졌다. 이를 통해 △전자문서시스템과 자료관의 원활한 운영이라는 목표도 달성하고 있다.
충남도교육청은 교육을 구축 초기에만 잠시 진행하지 않고 2005년 들어서도 충남지역교육청을 대상으로 집체 교육을 2회 실시하는 등 지속적인 작업에 나서고 있어 시스템에 대한 이해와 정착도는 더욱 높아지고 있다.
이 같은 노력으로 충남도교육청 자료관 시스템은 이제 교육청 내부에서 외부로까지 확장되고 있다. 자료관 홈페이지를 개설해 민원인들의 참여 통로를 개설한 것이다. 자료관 홈페이지를 통해 교육청 직원이 아닌 민원인이 목록을 검색할 수 있고 자료 공개 청구를 할 수 있도록 시스템을 구현했다. 자료관 시스템이 내부 업무용 시스템 성격을 강하게 띠고 있는 현 시점에서 이러한 시도는 전국적으로 매우 드문 것으로 평가되고 있다.
자료관 시스템이 전자정부 사업 일환으로 추진되고 있어 전체 로드맵에 따라 업그레이드가 이뤄질 것으로 보이지만 충남도교육청이 시도하고 있는 방향과 유사한 방향으로 진행될 것으로 보인다.
결론적으로 비용보다는 신뢰성과 안정성을 택한 충남도교육청의 선택은 이후 철저한 교육과 기술지원을 통해 시스템의 조기정착과 높은 활용도로 나타났다. 그리고 이는 다시 교육청 내부에서 국한되지 않고 외부로까지 확대되는 선순환으로 이어지고 있다.