동아제약은 R&D 중요성에 대한 공감대를 통해 지속적으로 연구 프로세스 혁신을 추진해 왔고, 3년 전부터 선진 글로벌 제약사들을 벤치마킹 해왔다. 그 결과 기존의 조직 중심이 아닌 프로젝트 중심의 프로세스로 업무 변화를 시도했다.

연구소 내의 수석연구원들이 직접 참여하여 아이디어를 만들고 운영 방안을 고민했다. 무엇보다 연구소장이 직접 변화의 중심에서 새로운 정책과 방향성에 힘을 실어 주었다. 이러한 노력은 과거 EMC의 EDMS 솔루션인 다큐멘텀 도입시 겪었던 시행착오에서 벗어나 적극성과 열의를 불러 일으킬 수 있었다.
 

이런 배경으로 구축된 시스템이 연구정보시스템인 ‘R&D Maps’이고, 현재 연구소의 중심 포탈 시스템으로 자리잡게 되었다. 동아제약의 연구정보시스템은 3가지의 큰 목표를 두고 구축되었다.

연구자료의 체계적인 관리 : 과거 다큐멘텀에서 관리되어 왔던 주요 연구문서들은 조직별로 관리되어 조직변경에 취약함을 보였다. 반면 새로 구축된 시스템은 조직구조 중심의 틀을 버리고, 영속성 있는 프로젝트 중심의 체계로 구현하여 관리적 비용을 상당부분 줄였다.

또한 연구문서의 보안적인 측면에서 뷰어 솔루션을 도입하여, 권한자에게 연구문서를 다운로드 하거나 뷰어를 통한 볼 수 있는 체계를 갖추었다. 특히 편의성 측면에서 검색 솔루션을 도입하여, 검색창에 간단한 키워드 입력만으로 DB 내용뿐만 아니라, 문서의 본문 내용까지 검색하게끔 하여 활용성을 향상시켰다.

연구소의 핵심 포탈시스템 ‘R&D Maps’

프로젝트 관리 효율화 : 프로젝트 중심체계를 갖추기 위해 내부 TFT에서는 프로젝트의 진도 표준화 및 프로젝트 코드의 명명에 대한 규약을 마련했다. 특히 프로젝트의 진척율을 공유하는 부분은 많은 요구사항과 서로간의 이견이 많은 부분이었다.

이를 위해 전문 솔루션 도입까지 고려했지만, 요구사항에 맞는 솔루션은 없었다. 이에 내부적인 조율과 표준화 작업을 통해 연구 프로젝트의 계획과 진척율을 가시적으로 표현하는 차트를 사용하여 확인이 가능하도록 했다.

이 외에 시스템 내에서 ‘프로젝트 ROOM’이라는 커뮤니케이션을 할 수 있는 공간을 만들어 각 프로젝트 유형에 맞게 협업이 가능하도록 했다.

예결산 및 자산관리 강화 : 각각의 프로젝트 총 연구 비용을 산출하기 위해서는 많은 문제점이 있었다. 우선 과거 회계 데이터 전체를 수작업으로 수집 및 분류해야 했기에 많은 시간과 인력이 필요했다. 또한 공통비나 간접비 성격의 것들은 비용 분류가 어렵거나 불가능했다.

이런 문제점을 연구정보시스템을 도입함으로써 비용 처리는 반드시 프로젝트 정보를 입력하여 그 사용을 명확히 했다. 또 공통비와 간접비 성격인 것들은 매주마다 연구원들이 연구프로젝트 투입 공수율을 입력받게 하여 투입율로 금액을 배분했다. 이를 통해 기업적 차원의 연구비용 투명화와 정확한 연구비용 산출의 근간을 마련할 수 있게 되었다.

 

이 밖에도 연구원들이 많이 사용하는 ‘시약관리시스템’과 ‘도서(연구문서)관리시스템’에 2차원 바코드를 도입하여 체계적인 재고관리가 가능하도록 했다.

‘R&D Maps’ 프로젝트는 지난해 12월 종료되었다. 하지만 연구정보시스템은 계속해 현재 진행형이다. 연구원 포탈로써 연구 데이터들이 축적되고 연구원들의 커뮤니티 자료들이 쌓여가고 있다. 포탈이란 것이 초기 이용률이 적지만, ‘눈덩이 효과’를 발휘하여 이용률이 증가하고 있는 실정이다.

증가한 이용률 현황에 걸맞게 많은 요구사항이 IT부서를 바빠지게 하고 있다. ‘이메일과 연구정보시스템과의 연동’, ‘e연구노트 및 캐미컬 라이브러리 구조식 검색’, ‘사용부서 확대-개발본부’ 등 점점 더 많은 요청사항이 들어오고 있다.

아직 만족을 모르는 동아제약의 연구원 덕분에 연구정보시스템은 멈춤 없이 계속 성장하고 있다.