[아이티데일리] 최근 업무에 자동화를 적용하며 주목받고 있는 보험사가 있다. 바로 하나손해보험이다. 장기상품 개발 및 운영 업무에 ‘기초서류관리 자동화 솔루션’을 성공적으로 구축한 하나손해보험은 자동화 기반 효율적인 기초서류관리 프로세스를 구현함으로써 3~4일 소요되던 기초서류 작업을 1~2일로 단축하는 등 업무 생산성을 크게 향상, 장기상품 개발과 관련해 경쟁력을 확보하게 됐다. 하나손해보험의 기초서류관리 시스템 구축 전반을 상세히 들여다 본다.

2003년 12월 1일 설립된 하나손해보험은 국내 대표 금융그룹인 하나금융그룹의 손해보험사로, ‘함께 성장하며 행복을 나누는 금융’이라는 비전 아래 자동차, 건강보험, 생활보험, 원데이보험, 기타·기업보험 등 맞춤형 상품과 편리한 서비스를 제공하고 있다. 고객 중심을 기치로 내건 하나손해보험은 고객의 질적 성장, 다양하고 혁신적인 보험상품-서비스 제공, 채널 혁신을 통한 미래 생태계 구축, 내실 강화 및 ESG 경영 등을 중심으로 비즈니스를 영위하고 있다.

경쟁력 강화 및 상품 개발 체계화 목표

하나손해보험은 장기상품 개발 및 운영 업무의 자동화를 실현하고 업무 효율성을 제고하고자 ‘장기상품개발 자동화 시스템 구축’ 사업을 추진했다. 해당 사업은 크게 △기초서류 자동화(관리) 시스템 구축 △요율자동산출 시스템 구축 △갱신상품 관리 시스템 구축 등 3가지 하위 프로젝트로 구성됐다. 단순히 각각의 영역에 해당하는 솔루션을 도입하는 것을 넘어 하나손해보험 시스템에 내재화해 개발하는 것까지 포함됐다.

하나손해보험이 ‘기초서류관리 자동화 시스템’ 구축 사업을 추진한 이유는 자동화를 통해 업무 혁신을 꾀하기 위함이다. 기초서류는 크게 사업방법서와 상품요약서(보험료해지환급금산출방법서) 보험약관 등 3가지로 구성된다.

통상 기초서류는 보험 상품 종류, 구체적인 보장 내역 등이 고객마다 다르다. 특히 약관 서류는 그 양이 단기상품에 비해 훨씬 많다. 장기보험 상품은 상품별로 차이는 있지만 보장마다 서류가 1장씩 늘어나는 구조다. 장기상품의 보장 내역이 많은 경우 기초서류의 양이 1,000장을 넘는 경우도 있다. 또한 신규 장기상품도 1년에 약 2~3개 선보이는 데 매달 기존 상품 변경, 보장 등에 대한 요건들이 추가된다.

하나손해보험은 그동안 이 같은 기초서류 작업을 상당부분 수작업에 의존했다. 이에 대해 하나손해보험 장기상품팀 이예람 선임은 “통상 보험 약관은 진단비, 수술비, 입원비 등 보장 관련 약관 사이사이에 서류가 추가된다. 고객에 따라 서류 내 숫자도 계속 채번·변경돼야 했다. 사람이 직접 수행하는 작업이기에 오류가 발생할 확률도 존재했다”면서 “특히 고객 맞춤형 장기상품이 추가되면서 보험계약 과정에서 발생하는 기초서류도 복잡다단해졌다. 가령 상품 A에는 보장이 100개가 존재하는데 고객이 50개의 보장만 필요하다고 가정하면, 100개의 보장 약관 중 고객이 선택한 50개의 약관만 추리고 고객에 맞춰 별도의 서류 수작업이 필요했다”면서 “이와 같은 비효율적인 기초서류 작업을 유지할 경우 경쟁력 저하로 이어질 것이라는 우려도 존재했다”고 설명했다.

메인라인 ‘MCP 엔진’ 기반 자동화 체계 구현

하나손해보험은 이 같은 비효율적인 기초서류 작업을 개선하고자 2023년 10월 ‘기초서류관리 자동화 시스템’ 사업을 추진했다. 사업에는 메인라인을 비롯해 몇몇 업체가 경쟁했는데 2023년 11월 최종적으로 메인라인이 사업자로 선정됐다. 사업자 선정 과정에서 하나손해보험은 메인라인의 다양한 보험사 레퍼런스와 보험사 특화 기능, 높은 수준의 기술력 등을 높게 평가했다.

사업은 2023년 12월 7일부터 2024년 4월 6일까지 4개월간 진행됐다. 구체적으로 2024년 1월 인프라 설치와 요구사항 확정, 2월에는 구축 및 통합 테스트와 1차 사용자 교육, 사용자 테스트 등이 진행됐다. 2월 27일에는 운영에 필요한 인프라를 설치했고 보안성 심의가 실시됐다. 이후 3월에는 시스템 운영으로 전환됐고 2차 사용자 교육이, 4월에는 기초서류 홈페이지 및 기간계 연계 테스트 등이 진행됐다.

추진 범위는 △기초서류관리 시스템 구축 △문서편집 자동화 △업무 편의성 개선 등 3가지 큰 카테고리로 구성됐고, 기초서류관리 시스템 구축 하위에는 ‘상품관리를 위한 상품카테고리 생성 및 상품정보 등록’, ‘상품별 기초서류 최종본 관리 및 결재기능’, ‘상품별 개발/개정 이력정보 관리 기능’, ‘약관, 산출 방법서, 사업 방법서 등 문서 유형별 등록 템플릿’, ‘기초자료 등록을 위한 상품 카테고리 생성 및 상품정보 등록’ 등이 포함됐다.

문서편집 자동화에는 ‘조항별 자동 목차생성’, ‘기초 서류 작성을 위한 문서 편집 및 내용 검증’, ‘문서 주요 문구 추출 및 일괄 삽입, 일괄 변경’, ‘조항 삽입, 삭제 및 조항 번호 재구성’, ‘문서버전비교’, ‘공통문서의 일괄 변경’ 등 기능이 포함됐다. 마지막으로 업무 편의성 개선을 위해서는 ‘문서 버전 및 권한(사용자별, 부서별) 관리’, ‘변경대비표 자동 작성 기능 제공’, ‘이기종간 문서(hwp, doc) 자동 비교 기능’, ‘문서 통합 검색 기능 구현’, ‘보안기능(문서보안 연동)’, ‘약관PDF 생성 시 목차 하이퍼 링크 자동생성’, ‘홈페이지 공시실 기초서류 연계’, ‘약관 참조별표 조항 엑셀 생성’ 등이 담겼다.

기초서류 작성 등 3가지 업무에 중점

메인라인은 사업을 수행하는 과정에서는 크게 △기초서류 작성 △상품 개발/개정 이력관리 △산출물(기초서류, 안내자료) 3가지에 중점을 두었다.

기초서류 작성 측면에서는 상품개발 시 기초서류 편집, 수정 등 수작업을 자동화해야 했다. 또 문서 오류 시스템을 둬 자동으로 오류를 검증하도록 했으며 기초 서류 감독 리스크를 해소할 수 있도록 했다. 상품 개발/개정 이력관리 측면에서는 상품별 기초서류 최종본과 상품별 약관 별표 별도 라이브러리, 상품별 개발/개정 이력정보 등을 관리할 수 있도록 했다. 마지막으로 산출물 측면에서 문서 자료 관리 일원화, 유관부서 자료 공유 체계 마련, 부서별 자료 일치 가능성 100% 실현 등을 구현했다.

하나손해보험은 특히 ‘변경대비표’와 ‘약관 스타일링’, ‘맞춤형 약관용 별표 참조조항 일괄생성’ 등 기능에 주목했다. 하나손해보험 이예람 선임은 “기존 장기상품의 약관이 간소화되거나 상품 담보 구성이 변경되면 기초서류를 다시 제작해야 했다. 특히 4월 1일 모든 보험사를 대상으로 전체 상품 개정이 공통으로 진행된다. 이 과정에서 보험개발원에 변경 내용을 일목요연하게 변경대비표로 구성해 보고해야 한다”면서 “이번 메인라인과의 프로젝트를 통해 변경대비표를 자동으로 생성하고 일괄 작성할 수 있는 기능을 적용했다. 일반적으로 약관에 변동이 생기면 조항 번호 및 참조하는 내용까지 모두 재구성되고, 모든 참조관계를 일일이 찾아 수정해야 하는 번거로운 작업을 자동으로 생성할 수 있도록 했다. 이렇게 작성된 변경대비표는 보험개발원에 제출용도로 이용할 수도 있다”고 설명했다.

아울러 ‘일반 고지형’과 ‘간편고지형’으로 구분해 글꼴명, 크기, 문단, 강조색, 음영, 글꼴색, 밑줄 등을 스타일링 할 수 있는 약관 스타일링 기능과 고객 맞춤형 약관 별표 참조조항을 일괄적으로 생성할 수 있는 기능을 통해 고객마다 개별적으로 다르게 적용돼야 했던 비효율적인 작업을 개선할 수 있게 됐다.

기초서류 작성 효율성 70% 개선

하나손해보험은 이번 기초서류 자동화 시스템 구축 프로젝트를 통해 초기 목표한 대로 업무 효율성 향상 및 기업 경쟁력 제고 등을 달성했다. 구체적으로 업무 시간 단축 및 오류 감소 효과가 있었다. 문서 구조 자동 분석 및 작업 자동화로 업무 시간을 획기적으로 단축했고, 일정 문서에 대해 표준 서식의 문서를 자동 생성해 일관성을 확보할 수 있게 됐다. 또한 문서 오류 자동 검출이 가능해져 작업 오류도 대폭 줄었다.

아울러 관리도 중앙으로 일원화돼 효율성이 높아졌다. 모든 기초 서류를 한 곳에서 검색하고 조회할 수 있도록 정보 관리를 중앙으로 일원화한 것이다. 체계적인 문서 버전 관리 및 일괄 확인/비교/변경 등의 활용도 가능해졌다.

마지막으로 업무 효율 향상 외에 부가 효과도 나타났다. 상품 개발 및 기초서류 등 문서 작성 본연의 업무를 수행하며 집중도가 높아졌고, 현업의 업무 요구를 반영한 신규 기능을 제공해 직무 만족도가 늘었다. 이는 결국 본연의 업무에 기초서류 관리에 할당되던 여력을 쏟아부어 다양한 장기상품 개발로 이어지고, 더 나아가 기업 경쟁력 향상에도 일조할 수 있게 됐다는 것이다.