07.11
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[전자문서②] 도입 시 4단계 거쳐야…블록체인 활용 ‘봇물’전자문서 시장, IT 신기술 결합으로 순항 이어간다

[아이티데일리] 인공지능(AI), 클라우드, 블록체인, 가상현실(VR) 등 4차 산업혁명의 대표 기술이 최근 전자문서 생성 솔루션에도 스며들기 시작했다. 특히 이들 가운데 전자문서의 기술 트렌드로 주목 받고 있는 것이 있다. 바로 블록체인이다. 법적 효력과 보안성을 높이는 데 제격이라는 이유에서다.

이에 업계는 떠오르는 IT 기술과 결합되기 시작한 전자문서 시장 역시 성장을 이어갈 것이라고 예측하고 있다. 한국인터넷진흥원은 전자문서 관련 시장이 향후 3년간 10% 이상씩 꾸준히 성장할 것이라고 전망한 바 있다. 지속적인 성장이 기대되는 전자문서 기술과 시장 전반에 대해 조명해봤다.

① 비용효율성, 문서관리, 정보유출방지 등 장점
② 도입 시 4단계 거쳐야…블록체인 활용 ‘봇물’
④ 사용자 편의성 증가 위해 IT와 결합
⑤ “산업군 제약 없어 지속적인 성장곡선 그릴 것”


도입 시 4단계 거쳐야

전자문서는 기업의 업무를 처리하는 과정에 큰 영향을 준다. 업무 프로세스가 기존의 종이문서보다 간단해지기 때문이다. 예를 들면, 휴가를 신청할 때 종이문서의 경우 신청서를 출력해 작성하고 상사에게 결재 받는 구조다. 하지만 전자문서는 휴가 신청서 양식을 불러와 작성한 후 바로 결재 요청을 하는 것이 가능하다. 종이문서와 같이 출력해 수기로 작성한 후 결재를 받는 별도의 과정이 사라지게 되는 것이다.

   
▲ 전자문서를 통한 업무 처리 과정 (출처: 엠투소프트)

이 같은 전자문서의 장점을 보다 확실하게 누리기 위해서는 도입 과정이 중요하다. 우선 전자문서를 도입할 때에는 4개의 단계를 거쳐야 한다. ‘기업 분석 단계’와 ‘솔루션 설계 단계’, ‘테스트 단계’, ‘관리 단계’ 등이다.

도입 4단계의 첫 시작은 전자문서 솔루션을 도입하는 기업을 분석하는 ‘기업 분석 단계’다. 이 단계에서는 전자문서 관련 솔루션을 구축하고자 하는 기업의 요구사항을 파악해야 한다. 특히, 전자문서 솔루션을 통해 서비스 받는 사람과 서비스를 하는 사람들 간의 시너지를 높일 수 있는 방향으로 설계해야 한다.

‘기업 분석 단계’가 끝나면 ‘솔루션 설계 단계’로 넘어간다. 이 단계는 기존 시스템에 대한 분석과 새로운 전자문서 솔루션을 어떻게 적용시킬 것인지에 대해 자세하게 설계하는 단계다. 주로 고객의 시스템을 어떻게 연계할 것인지와 필요한 기능은 무엇인지, 관리는 어떻게 할 것인지 등을 선택한다.

그 다음은 ‘테스트 단계’다. 이 단계에서는 본격적으로 ‘솔루션 설계 단계’에서 완성된 구상도를 기반으로 솔루션을 설치한다. 또한, 3개의 테스트도 진행한다. 솔루션이 들어가서 잘 구동되는지를 간단하게 검사하는 ‘간이테스트’와 모든 시스템들과 연계시켰을 때 원활히 구동되는지 확인하는 ‘통합테스트’, 마지막으로 이를 통해 컨설팅 사항들이 실제로 효율을 보여주는지 검사하는 ‘검증테스트’를 실시한다.

이 같은 ‘테스트 단계’가 끝나면 ‘관리 단계’로 들어간다. ‘관리 단계’에서는 기본적으로 전자문서 보관기관과 이후 폐기를 어떻게 할 것인지에 대한 값을 전자문서 솔루션을 통해 설정한다. 이 단계에는 전자문서 솔루션에 대한 모니터링도 포함된다.

   
▲ 전자문서를 통한 단계별 보안 방법 (출처: 엠투소프트)


위·변조 방지 등 보안성 높아야…블록체인 활용 ‘봇물’

최근 블록체인 기술이 전자문서에 적극 활용되고 있다. 블록체인(Blockchain)은 블록(Block)들이 체인(Chain)처럼 연결된다는 의미의 합성어로 보안 분야에서 특히 활용되고 있다.

송지훈 포시에스 기술개발연구소장은 “최근 전자문서에 블록체인이 많이 사용되고 있다. 전자문서가 위조됐거나, 변조된 사항이 없는지 무결성 확인을 위해서다. 종이문서와 같이 전자문서도 여러 방법으로 위·변조가 될 수 있다. 이를 보완하기 위한 방법이 바로 블록체인”이라고 설명했다.

전자문서에 적용되는 블록체인의 경우, 체인을 구성하는 각각의 블록들에 온라인 상 수행된 전자문서의 고유 식별값을 넣어 진본임을 확인하는 데 사용되고 있다. 여기서 식별값이란 전자문서가 사용됐던 기록이나 작성자가 누군지 등을 나타내는 값이다.

사실 전자문서에 적용되는 블록체인의 경우 각 블록들에 문서의 상세한 내용이 저장되지 않는다. 단지 누가 문서를 작성했고, 마지막으로 수정한 기록이 언제였는지에 대한 식별값(해시값)만 저장된다. 이렇게 블록에 저장된 식별값을 다른 사용자들의 블록에 저장된 식별값과 비교해보는 등의 상호작용(트랜잭션, Transaction)을 통해 전자문서가 진본인지를 검증하는 것이다. 물론 다른 사용자와의 식별값 공유는 네트워크를 통해 이뤄지며, 특정한 사용자들에게만 권한을 부여해 타 블록과 공유되는 방식이다.

이에 대해 유용준 엠투소프트 전자문서사업부장은 “전자문서의 고유 식별값을 블록체인을 통해 트랜잭션을 거치면 진본 검증이 쉬워진다”며, “위조나 변조에 대응하기에는 블록체인이 제격”이라고 말했다.

이처럼 블록체인이 전자문서에 사용되는 이유는 바로 보안성 때문이다. 특히 전자문서를 생성하는 과정에서의 보안성을 높이기 위해서는 무결성을 증명하는 ‘타임스탬프(TimeStamp)’가 중요하다. ‘타임스탬프’에는 ‘본인확인’과 ‘시점확인’이 포함된다. ‘본인확인’은 당사자가 직접 전자문서 서식을 작성했다는 표시이며, ‘시점확인’은 작성자가 언제 전자문서를 작성했는지를 명확히 표시하는 것이다. 전자문서의 무결성을 높이기 위해 ‘본인확인’과 ‘시점확인’ 뿐만 아니라 수기 서명이나 공인인증서 등이 사용되기도 한다.

이러한 ‘타임스탬프’는 공인전자문서보관소에서 발급하며, 전자문서 생성 시점 확인과 본인 확인은 전자서명법과 전자정부법 등에 법적 근거를 두고 있다. 또한 신뢰할 수 있는 제 3차 기관인 공인전자문서보관소가 인증을 해주기 때문에 객관적이며 신뢰성도 확보할 수 있다. 이로써 전자문서의 법적 효력도 확보할 수 있게 된다.

공인전자문서보관소(Trusted Third Party, TTP)는 국가가 지정한 기관으로 기업, 은행, 카드사 등 타인이 의뢰한 전자문서를 보관하는 곳이다. 보관된 전자문서의 내용과 송·수신 여부를 증명해주는 기관이기도 하다. 2007년 국내에서 첫 도입됐으며 공인전자문서보관소로 지정을 받기 위해서는 산업통상자원부장관의 허가를 받아야 한다.

송지훈 포시에스 기술개발연구소장은 “국내에는 인증기관이 민간 부문에도 있지만, 정부에서 인정해주는 업체에서 ‘시점확인’을 받아야한다”면서, “전자문서를 언제 작성했고, 수정을 언제 했는지에 대한 확인과 증명이 돼야 한다”고 말했다.

포시에스 ‘이폼사인’, ‘오즈이폼’

포시에스는 최근 클라우드 기반의 전자문서 솔루션 ‘이폼사인(eformsign)’을 출시했다. AWS 클라우드를 사용한 ‘이폼사인’은 별도의 인프라를 구축하지 않고도 쉽게 사용할 수 있다. 전자문서 솔루션이 필요한지만 초기 구축비용이 부담스러워 도입을 미뤄왔던 중소기업에 적합하다.

‘이폼사인’은 ▲쉬운 전자서식 생성 ▲모바일 환경 지원 ▲편리한 전자서명 ▲업무에 맞는 워크플로우 설정 ▲다수 사용자에게 문서 작성 요청 ▲문서 감사 추적 및 위·변조 방지 ▲안전한 문서 저장 ▲완성된 문서와 입력된 데이터 활용 등 여러 장점을 갖고 있다.

포시에스는 ‘이폼사인’ 외에도 주력 전자문서 솔루션이 있다. 바로 ‘오즈이폼(OZ e-Form)’이다. 이 솔루션의 가장 큰 장점은 전문가를 위한 고급 서식을 개발할 수 있는 환경이 잘 갖춰졌다는 점이다. ‘오즈이폼’은 서식을 제작하는 단계부터 기업의 데이터와 연계하기 때문에, 기업의 복잡한 서식을 개발할 수 있는 환경을 제공할 수 있다.

엔터프라이즈를 위한 리포팅 솔루션도 있다. ‘오즈리포트(OZ Report)’다. 이 솔루션은 기업의 보고서 개발부터 운영, 관리에 이르기까지 모든 단계의 작업을 지원한다. 솔루션의 핵심은 ‘HTML5’ 지원이다. 모바일이나 PC로 이 솔루션을 사용할 수 있다. HTML5를 지원해 기존 보고서 파일의 기능과 호환성을 유지하기 때문이다. 또 별도의 PDF뷰어를 설치하지 않고도 문서 출력이 가능하다.

   
▲ 포시에스의 오즈 제품군 (출처: 포시에스)
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