[컴퓨터월드]카페베네는 지난해 사내 전사자원관리(Enterprise Resource Planning, ERP) 시스템을 영림원소프트랩의 클라우드 ERP ‘시스템에버(SystemEver)’로 교체하며 비즈니스 프로세스 혁신에 나섰다. 기존에 사용하던 외산 ERP의 운영 및 관리의 어려움을 해소하고 유지보수 비용을 절감하기 위한 목적이다. 새롭게 구축한 ERP 시스템을 통해 본사의 관리 역량이 향상된 것은 물론, 오프라인 매장의 접근성도 향상돼 점주들의 만족도가 높다는 평가다.
 

업계 특수성 고려한 ERP 제품 선정
카페베네는 2008년 설립된 국내 커피 전문점이다. 설립 이후 대형 커피 전문점들과 비견될 만큼 빠르게 오프라인 매장을 확대하며 새롭고 다양한 메뉴를 출시하면서 인지도를 높였다. 한때 신사업 및 해외 투자 실패 등으로 어려움을 겪기도 했으나, 지난 7월 새로운 브랜드 아이덴티티 ‘CAFFE BENE’를 공개하고 매장 인테리어 및 메뉴를 리뉴얼하면서 새로운 도약을 준비하고 있다.

카페베네는 그동안 글로벌 기업 A사의 ERP 제품을 도입해 장기간 사용해왔다. 해당 제품은 우수한 성능과 안정성을 갖춰 전 세계적으로 높은 인지도를 구가하고 있다. 하지만 높은 유지보수 비용과 운영·관리상의 어려움이 겹쳐, 지난해 초 ERP 시스템 교체를 검토하게 됐다.

카페베네의 수백 개에 달하는 오프라인 매장에서는 실시간으로 발생하는 매출과 메뉴별 판매량, 결제 정보와 고객 프로필 등을 실시간으로 수집·저장할 수 있는 POS(point of sale) 시스템이 운영되고 있다. POS에서 실시간으로 처리된 데이터들은 일정 시간마다 ERP로 배치 처리돼 넘겨진다. 따라서 카페베네의 ERP는 수백 개의 매장에서 대량으로 전송되는 전표들을 정확히 처리·저장할 수 있도록 POS와 높은 호환성을 갖출 수 있어야 한다.

이외에도 비즈니스 결정을 위한 데이터 분석 수요에 대응하며 매장과 본사를 연결할 제품 발주 시스템, 영업 정보를 보다 쉽게 확인할 수 있는 대시보드 등 업무 특성을 고려한 다양한 커스터마이징 지원이 필요하다. 또한 빠르게 확산되고 있는 클라우드 전환 추세에 발맞춰, 클라우드 기반의 ERP 제품을 우선적으로 검토했다.

당시 제품 선정 과정에서는 영림원소프트랩과 함께 국내 B사의 ERP 제품이 고려 대상으로 선정됐다. 정창국 카페베네 IT실장은 영림원소프트랩의 ‘시스템에버’는 생산·영업·물류 시스템의 편의성과 원활한 커스터마이징 서비스에서 강점이, B사의 제품은 재무·회계 시스템과의 연동과 높은 시장 점유율에서 기반한 안정성이 돋보였다고 설명했다.

내부 검토 결과 최종적으로 영림원소프트랩의 ‘시스템에버’를 도입하는 것으로 의견이 모아졌다. 이는 발주 시스템이나 영업정보 확인을 위한 대시보드 커스터마이징이 매우 중요한 요구사항이었으며, 영림원소프트랩의 골드파트너사인 이노소프트기술이 커스터마이징에 적극적인 의사를 내비쳤기 때문이다. 또한 카페베네 내부적으로도 제품 선정 과정에서 재무·회계 보다는 서비스·생산 측면에 보다 무게를 뒀으며, 기존에 사용하던 POS 제품의 제조사들이 B사보다는 영림원소프트랩 제품과의 연동이 수월하다고 전했다.

발주 시스템 및 사용 편의성 개선해 업무 능률 향상
제품 선정 후 카페베네는 지난해 8월 ERP 교체 프로젝트를 본격 추진, 올해 1월 신규 시스템 오픈을 마치고 가동에 들어갔다. 프로젝트 초기에는 약간의 문제점이 나타나기도 했지만 구축사인 이노소프트기술 측에서 관련 분야 경험이 많고 업계 특수성을 이해할 수 있는 컨설턴트를 투입해 문제를 해결했다. 특히 ERP를 구성하는 각 모듈별로 전문화된 개발자를 투입해 비교적 빠른 기간 내에 만족할 만한 수준의 시스템 구축에 성공했다는 설명이다.

▲ 카페베네 모바일 상품 발주 화면

ERP 교체 이후 가장 눈에 띄는 변화는 기존에 POS 단말기에서만 조작할 수 있었던 발주 시스템을 보다 다양한 환경에서도 이용할 수 있게 됐다는 점이다. 기존에는 가맹점주들이 커피 원두 등 상품을 주문하기 위해서는 매장에 비치된 POS 단말기를 사용해야만 했다. 이는 매장에 상시 머무를 수 없는 점주 입장에서는 적지 않은 스트레스로 작용했다. 또한 본사에서도 가맹점주들이 POS를 통해 신청한 물품들을 ERP 화면에서 즉각 확인할 수 없어 영업사원들의 어려움이 발생했다.

하지만 ERP 시스템을 새롭게 도입하면서 POS와의 연동을 한층 개선하고 보다 손쉽게 발주 시스템에 접근할 수 있도록 했다. 가맹점주는 이제 PC 및 모바일 환경을 위해 마련된 새로운 앱을 통해, 언제 어디서나 매장에 필요한 상품을 발주할 수 있게 됐다. 앱을 통해 입력한 발주 내용은 실시간으로 ERP 시스템 상에 입력된다. 본사 직원들 역시 각 매장에서 입력한 발주 내역을 PC와 모바일 앱으로 즉각 확인하고 효과적인 비즈니스 계획 수립에 활용할 수 있다.

ERP 자체의 사용 편의성도 크게 증가했다. 기존에 사용하던 A사의 제품은 인터페이스가 사용자 친화적이지 않고 각종 기능들을 사용하기 위해서는 그에 해당하는 명령어를 직접 입력해야 했다. 접근성이 떨어지다보니 ERP를 활용할 수 있는 인원이 제한되고, 이에 따라 축적돼 있는 방대한 데이터들이 있음에도 이를 적재적소에 활용하기 어려웠다. 가맹점을 관리하는 영업사원들은 특정 지점을 방문하기 전에 운영 상황을 대략적으로만 파악할 수 있었다. 아울러 신입사원에게 사용 방법을 교육하는 데에도 적지 않은 시간이 소요됐다.

반면 ‘시스템에버’ 기반의 새로운 ERP 시스템은 보다 직관적인 메뉴 형태의 인터페이스를 제공한다. 사용자는 ERP 조작에 필요한 명령어를 외우거나 찾지 않아도 손쉽게 필요한 기능에 접근하고 원하는 데이터를 검색할 수 있다. 간단한 기능이라면 IT팀의 힘을 빌리지 않고도 해결할 수 있게 돼, 영업사원들도 실시간으로 각 지점의 상황을 확인하고 최적의 비즈니스 플랜을 수립할 수 있게 됐다.

“ERP 사용 편의성이 기업 전반의 업무 성과를 높였다” 정창국 카페베네 IT실장 기존에 사용하던 A사 제품은 성능이나 안정성 측면에서 흠잡을 데가 없었다. 글로벌 인지도가 높은 만큼 해당 제품을 다룰 수 있는 개발자들이 많아 구축 및 관리도 원활했다. 하지만 실제 사용자 단계로 내려오면 쉽게 익숙해지거나 다루기에는 어려운 구조였다. 필요한 데이터 하나를 찾으려 해도 그에 접근할 수 있는 트랜잭션 코드를 알아야 하고, 조회 조건을 넣으려고 해도 직관적이지가 않았다. 물론 오래 사용한 사람이라면 능숙하게 성능을 이끌어낼 수 있겠지만 처음 사용하는 사람은 적응하는 데에 적지 않은 시간이 필요했다. 약 20년 전에도 해당 제품을 사용해본 적이 있는데, 그때와 비교했을 때 인터페이스가 거의 변하지 않았다. 사용자 친화적인 변화는 그다지 이뤄지지 않은 것 같다. 반면 영림원소프트랩의 ‘시스템에버’는 높은 접근성이 장점이다. 직관적으로 구성된 메뉴 화면은 처음 보는 사람이라도 쉽게 따라갈 수 있었다. 실제로 신입사원에게 ERP 사용법을 가르치는 데 소요되는 시간이 크게 줄었다. ERP 자체의 사용 편의성이 높아져 원하는 데이터에 빠르게 접근하고 손쉽게 분석 업무를 수행할 수 있게 됐다. 접근성이 높아지다보니 ERP를 능동적으로 활용하는 사용자도 늘어났다. 예를 들어, 외근이 잦은 영업사원들은 ERP 시스템 교체 후 자신이 담당하는 매장의 매출이나 제품 발주량 등을 모바일에서 실시간으로 확인할 수 있다. 이러한 실시간 조회는 기존에도 기술적으로 불가능한 건 아니었으나, 영업사원들이 따라하기 어려워 거의 사용되지 않던 기능이다. 향상된 접근성은 IT 조직뿐만 아니라 비즈니스 조직의 업무 효율도 높이고 있다.