[아이티데일리] 한국후지제록스(대표 미야모토 토오루, 양희강)는 서울 중구 순화동에 위치한 AIA타워 5층에 ‘통합문서관리센터(Total Document Center, TDC)’를 구축했다고 10일 밝혔다.

‘통합문서관리센터(TDC)’는 AIA생명의 문서 업무를 효율적으로 관할하는 역할을 수행한다. 한국후지제록스의 문서 관리 컨설팅 노하우와 전문성을 바탕으로 단가 위주의 일회성 비용 절감이 아닌, 문서 커뮤니케이션 전반에서의 프로세스 개선을 통해 지속적인 업무 생산성과 효율성 향상이 가능하도록 지원한다는 게 회사 측 설명이다.

또한 기존에 각 부서별로 임의로 제작, 관리하던 팸플릿이나 약관 등의 인쇄물을 통합문서관리센터가 통합 관리함으로써, 불필요한 외부 제작을 방지하고 최적의 문서 업무 프로세스 환경을 지원한다. 총 4명의 전문가가 상주하면서 인쇄물 관련 상담 및 제작, 문서·집기 저장, 행낭 우편, 메일룸 운영 등의 서비스를 제공해 전사적 차원의 문서 커뮤니케이션 효율성과 생산성을 향상시킨다.

인쇄물 제작은 간편하게 웹으로 요청할 수 있다. 신청 즉시 인쇄 전문가(Document Advisor, DA)와 편집 디자이너가 가장 이상적인 제작 방안을 제안해준다. 과거 외부 업체와 개별적으로 진행되던 비효율적인 업무 방식에서 내부 전문가가 즉각적으로 대응할 수 있도록 워크플로우를 개선했다는 설명이다. 이와 더불어 전문 제작 인력도 투입돼, 필요에 따라 각종 인쇄물의 자체 제작이 가능해져 제작비용도 절감할 수 있게 됐다.

디자인 가이드나 내부심의 등 인쇄물 제작 과정에 필요한 복잡한 업무는 헬프데스크를 신설해 일원화했다. 디자인 교정과 승인 및 제작 과정의 비효율적인 프로세스를 개선한 것이다. 또한 ‘인쇄물 통합관리 시스템’이라는 표준 내부 주문방식을 도입해 발주 누락 및 중복 발주 등의 업무 혼선도 최소화했다.

체계적인 데이터베이스도 구축됐다. 인쇄 제작물에 대한 영업 채널별 수요 취합, 판매 실적, 개정 이력 등의 데이터를 통해 실수요에 근거한 인쇄물 발주 관리를 용이하게 했다. 이로써 실적대비 과다 제작되는 인쇄물에 대한 낭비를 줄였을 뿐만 아니라, 필요시 자체 제작 후 즉시 지점으로 배포할 수 있어 즉각적인 영업 활동 지원도 강화됐다는 게 회사 측 설명이다. 또한 입·출고 이력 관리 등 검증된 데이터에 기반한 다각적 운영 보고를 통해 지속적으로 업무 개선 방안을 제안함으로써 최적의 문서 커뮤니케이션 환경을 제공한다.

차태진 AIA생명 대표는 “통합문서관리센터 구축은 단순한 일회성 비용 절감을 넘어 문서관리 전반의 프로세스 개선을 통한 업무생산성 및 효율성 향상을 목표로 한다”며 “AIA생명은 앞으로도 임직원들과 설계사들이 본연의 업무에만 집중할 수 있도록 투자를 아끼지 않을 것”이라고 말했다.

양희강 한국후지제록스 대표는 “한국후지제록스는 고객의 업무 생산성 향상을 통해 비즈니스 성공을 지원하는 파트너”라며 “통합문서관리센터 구축을 통해 AIA생명의 업무 효율 개선, 비용 절감 등 과제를 해결하는 동시에 핵심 업무에 집중할 수 있는 환경을 지속적으로 지원하겠다”고 밝혔다.