심기보 숭실대학교 정보과학대학원 교수
▲ 심기보 숭실대학교 정보과학대학원 교수
제6회 PMO 효율화를 위한 툴
1. PMO에 필요한 툴과 선정기준
프로젝트 관리 작업을 효율화하기 위해서 툴(도구)을 사용하는 것은 PMO의 퍼포먼스를 향상시키는 데 매우 중요하다. 프로젝트 관리상의 툴은 일반적으로 프로젝트 관리 템플릿, 품질과 리스크 체크 시트, 프로젝트 과제와 진척상황 분석 시트, 프로젝트 관리 소프트웨어 등 다양하다. 대부분의 경우 스프레드시트를 사용한 각종 템플릿과 체크 시트를 작성해 사용한다. 또한 프로젝트 관리 소프트웨어에는 다양한 종류가 있으며, 오픈소스에서 기업전체의 프로젝트 관리를 위하여 도입된 것도 있다. 툴 선정의 기준은 프로젝트 매니저와 PMO의 경험과 취향에 따라 다르다. 사용의 편의성을 중시하는 경우와 회사 표준으로 정해져 있는 것을 사용하는 경우 등 다양하지만 선정 기준은 주로 다음의 3가지로 집약된다.
● 예산관리상 목적에 합치한 툴인가?
●회사표준 프로세스에 따른 툴인가?
●커뮤니케이션을 효율화하는 툴인가?
2. 커뮤니케이션 비용이라는 생각
이러한 기준을 모두 만족시키는 것은 어렵기 때문에 몇 개의 툴을 복합적으로 사용하게 된다. 회사에서 표준적으로 제공되고 있는 소프트웨어를 사용하는 경우를 제외하고, 스프레드시트로 작성한 각종관리장표를 사용하는 경우도 많다. 프로젝트의 규모가 커지면 진척관리만을 할 경우도 여러 종류의 파일을 사용하여 일주일에 한번 정도 PMO가 집계하여 작성을 하기도 한다. 또한 과제 관리표 같은 것도 각 팀 단위의 것과 프로젝트 전체의 것을 병용하여 사용하는 경우에는 어디에 있었는지 찾는데 수고가 든다. 이처럼 관리 툴 선택을 처음부터 생각하지 않는 경우, 불필요한 일에 힘을 쏟게 되어 결과적으로 PMO의 퍼포먼스를 떨어뜨리게 된다. 관리정보가 분산되어 무엇이 어디에 있는지 모르는 경우 쓸 데 없는 커뮤니케이션을 하게 되기 때문에 이를 커뮤니케이션 비용이라는 개념으로 파악하면 실감할 수 있다. 예를들면 프로젝트 멤버 30명이 프로젝트 관리정보를 사용하여커뮤니케이션 하는 경우를 생각해보자. 관리장표 파일을 찾아 메일 또는 회의에서 사용하기 위해 드는 시간을 한 사람 당 하루에 10분 사용한다고 치자. 10분이라고 하면 많다고 느낄지도 모르지만 공유폴더를 열고 어디에 있었는지를 찾고, 파일을 열고, 해당위치를 찾는 것만으로도 5분은 걸린다. 제대로 찾으면 다행이지만 발견되지 않는 경우 누군가에게 묻거나, 메일을 보내는 경우 10분으로는 부족하게 된다.
<이하 상세 내용은 컴퓨터월드 2월 호 참조>