문서 중앙화로 사무혁신 및 인텔리전트 업무환경 마련
동국제강은 이번 프로젝트를 통해 모든 문서를 중앙 서버에서 하나로 통합, 관리해 문서의 중복, 손실을 막고 체계적으로 문서를 관리할 수 있는 환경을 마련했다. 우선적으로 개인이 보관하고 있는 전자문서를 자체 개발한 프로그램을 통해 수 차례에 걸쳐 제거 및 정리작업을 진행했다.
또한 회사 내 모든 문서는 단일 문서만을 등록 및 관리하도록 했으며, 문서 위치의 참조(링크)형식의 접근을 제공함으로써 문서 유통 및 배포에 동일 문서 발생을 근원적으로 차단했다.
특히, 모든 문서의 등록/생성, 승인, 검색/활용, 유통, 폐기의 전 과정을 제어하고 모니터링 할 수 있게 됐으며 문서 단위의 접근권한 제어가 가능해짐에 따라 기업 정보를 체계적으로 보호할 수 있게 됐다.
동국제강그룹 DK유엔씨 변명섭 대표는 "문서업무 혁신은 단순한 문서관리 개선이 아닌 일하는 방식의 근본적인 변화이며, 이는 조직의 문화와 역량이 새로워지는 활동"이라며 "전사적인 문서중앙화를 통해 문서의 라이프사이클 전체를 관리함으로써 지식경영 및 기업문화 혁신의 기반을 마련했다"고 말했다.
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차향미 기자
chakitty@itdaily.kr