프로세스 실행
▲ 전희철 (주)리얼웹 중앙연구소
3.2 프로세스 실행
프로세스 매핑을 통해 표준화된 프로세스는 표준화된 그대로 실행되는 것이 이상적이다. 여기에서 이상적이라는 것은, 현실적으로는 실현되기 어려운 면이 존재한다는 것을 의미한다. 만일 표준화된 프로세스가 표준화 자체로만 존재하고 실행되지 않는다면, 프로세스 관리는 매우 어려워진다.
프로세스 매핑을 통해 표준화된 프로세스가 문서로만 존재할 경우, 표준 프로세스의 공유가 어려워지며, 개선되어 변화하는 프로세스의 상태를 유지하기가 쉽지 않다. 예를 들면 PI를 수행한 많은 기업들은 PI를 통한 To-be 프로세스를 문서로 보관하고 있지만, 불과 몇 달만 지나도 문서로 보관하고 있는 PI 결과는 프로세스 변화를 반영하지 못하고 신뢰성을 잃어버리게 된다. 전사적인 프로세스의 변화를 PI 결과에 지속적으로 반영하여 현 상태의 프로세스를 관리하는 전담 요원도 없을 뿐 아니라 PI를 통한 To-be 프로세스가 상당기간 지속될 것이라고 믿고있다. 그러나, PI 결과인 To-be 프로세스는 시스템에 반영되기 이전에도 계속해서 변화할 수 있다는 점을 간과해서는 안 된다. 심지어는 PI 산출물인 To-be 프로세스와 시스템에 구현된 프로세스가 다른 경우도 발생하게 된다.
프로세스가 응용 애플리케이션의 시스템 데이터와 같이 데이터베이스화 되고, 임직원들이 웹 상에서 쉽게 조회할 수 있다면, 또한 프로세스의 수명주기(life-cycle)를 쉽게 관리할 수 있어 개
선 프로세스의 정합성을 유지하면서 관리될 수 있다면, 표준 프로세스를 준수할 가능성이 높아질 것이다. 표준화된 프로세스를 실행하는데 있어 이와 같은 IT 시스템은 최소한의 필요 기능이 된다. 이미 시장에는 이와 같은 BPM 기능을 제공하는 제품이 상용화되어 판매되고 있다.
표준 프로세스를 공유하는 것은 프로세스 실행에 도움을 주지만, 프로세스의 공유 만으로는 사실상 표준 프로세스가 그대로 실행되고 있는지를 판단하기가 어렵다. 또한 표준 프로세스 실행에 대한 통제가 없을 경우, 표준 프로세스대로 실행되지 않는 경우가 발생하게 된다. 이러한 통제를 위해서는 기존의 IT 시스템 개발 방식대로, 프로세스를 애플리케이션에 고착 시켜서 업무 진행을 시스템 적으로 처리하여 프로세스를 강제로 실행시키는 방법이 있다. 즉, 시스템을 사용하여야만 업무 진행이 되도록 하여, 애플리케이션 내부에 있는 프로세스가 실행되도록 하는 방법이다. 이러한 방식의 대표적인 예가 ERP 패키지 내부에 있는 프로세스 실행을 들 수 있다.
그러나 애플리케이션에 프로세스를 내장 할 경우, 프로세스 개선에 따른 시스템 변경에 많은 어려움이 따른다. 심지어는 애플리케이션 수정 도중에 프로세스가 변경되는 경우도 발생한다. 소위 말하는 IT-Business Gap이 존재하는 것이다. 프로세스 개선에 따른 변화가 빈번한 경우, 애플리케이션에서 프로세스를 별도로 떼어내어 관리할 수 있도록 하는 워크플로우 관리 시스템(Workflow Management System, WfMS)의 적용이 효율적이다. 또한 WfMS의 업무 프로세스 자동화 기능을 활용하여 업무 목록을 자동으로 공지하고, 지연 업무를 관리해주며 업무 프로세스 진행 정보를 한눈에 파악할 수 있으므로, 표준 프로세스 준수에 대한 강력한 통제를 할 수 있다.
<이하 상세 내용 컴퓨터월드 4월 호 참조>