삼일회계법인, 회계자료 반출입에 RFID 도입…연 7~8만권 회계조서 관리
국내 최대 회계법인'RFID 도입'
삼일회계법인은 회계법인의 고질적인 문제로 지적돼 왔던 회계자료 관리를 위해 RFID 기반
회계문서관리시스템을 구축했다.
삼일회계법인은 1964년 기아합동회계사무소로 출발했다. 1971년 라이브란회계법인으로 상호를 변경하고, 1973년 Coopers & Lybrand의 회원사로 가입. 1977년 합명회사인 삼일회계법인으로 상호를 변경했으며, 1998년 유한회사로 법인 형태를 변경한 우리나라 최대 규모의 회계법인이다.
삼일회계법인은 2000년 삼성SDS와 벤처투자를 위해 상호 협력을 위한 전략적 제휴를 체결했다. 삼일회계법인은 또한, Pricewaterhouse Coopers의 Global Network Council(GNC) 8개국 회원 중 하나이며, Pricewaterhouse Coopers의 출범과 함께 국내 유일의 네트워크회사(Network Firm)로 선정돼 전세계 네트워크를 통해 국제화된 전문 서비스를 제공하고 있다.
한국 및 미국 공인회계사 자격 소지자, 국내 및 국제 조세 전문가, 전산 전문가, 정보공학 전문가, 생산성 관리 전문가, 경영 전략 전문가, 국제 무역 및 투자 전문가, 경영 평가 전문가 등 기업의 각 경영 분야 전문가들이 활동하고 있으며, 고객 기업의 산업적 특성에 맞는 회계감사 및 회계자문 서비스, 비즈니스컨설팅 서비스, 기업 인수합병 및 재무자문 서비스, 세무자문 서비스 등을 제공하고 있다.
회계법인의 골칫거리, '회계자료 반출입 관리'
[김 아무개 회계사는 A업체에서 요구하는 회계자료를 찾기 위해 서고에 들렀다. A업체는 이 회계법인의 VIP 고객으로 특별히 서비스에 만전을 기해야 한다. 서고에 들러 여느 때와 마찬가지로 해당 회사의 자료가 보관된 박스를 들고 나왔다. 그런데 아뿔싸! 중요한 자료 하나가 비어 있었다. 결국 김 아무개 회계사는 고객에게 잘못된 상황을 설명하고 전체 공지를 통해 다른 회계사로부터 없어진 자료를 찾아, 그로부터 일주일 후에 A업체에 제출할 수 있었다.]
이상은 가상의 시나리오이다. 하지만 회계조서 관리 실태가 부실한 회계법인이 흔히 겪을 수 있는 대표적인 사례다. 지금까지 대부분의 회계법인들의 회계자료의 입출고관리는 회계사들의 자발적 관리에 맡겨져 왔다. 서고관리자가 있긴 하지만, 회계사들이 서고로부터 입출고되는 회계자료는 바코드조차 부착돼 있지 않다.
누가, 언제, 해당 조서를 반출입했는지에 대한 정보가 제대로 관리 되지 않다보니 회계사들은 관련 자료가 급하게 필요해도 제 때에 볼 수 없는 상황에 직면하게 된다. 이는 회계법인의 대표적인 골칫거리 중 하나다.
RFID 시스템 도입으로 체계적 자료 관리
연간 7~8만권의 회계조서가 생성되는 삼일회계법인은 이러한 문서를 관리하는 서고만 22개다. 문서관리의 문제점에 노출돼 있는 것은 삼일회계법인 역시 크게 다를 바 없다. 삼일회계법인은 이러한 문제점을 해결하고 회계조서의 체계적인 관리와 고객서비스 질을 향상하기 위한 방법으로 RFID 시스템을 도입키로 한 것이다.
시스템 구축은 온누리전자가 맡아 진행했다. 온누리전자가 작년에 구축한 RFID 기반 회계문서관리 시스템의 주요 구조는 이렇다. 기존에 박스단위로 관리되던 회계조서를 권 단위에 UHF 대역의 RFID 태그를 부착했다. 회계사에 의해 하나의 회계조서가 생성되면 서고관리자가 등록한 후 최종 관리자가 태그를 발행해 부착하는 프로세스를 취한다. 태그에는 조서명, 조서구분, 대상기간(관리기간), 회계사명 등의 정보가 저장된다. 서고별로는 RFID 리더 기반의 키오스크를 설치했다.
이제 회계사들은 회계조서의 반출입을 위해서는 RFID 시스템을 통해야만 한다. 회계사들은 저주파 대역의 태그가 삽입된 신분증을 키오스크에 등록하고, 반출입하고자 하는 회계조서를 키오스크 선반에서 인식하는 프로세스를 거쳐야 하는 것이다. 만약 이를 어기고 무단으로 반출을 시도할 경우, 입출문에 설치된 리더 안테나를 통해 경보음이 발생하도록 했다.
삼일회계, 향상된 고객서비스 질 기대
삼일회계법인의 RFID 기반 회계문서관리 시스템은 일주일에 한 번씩 반입반출 자료가 서고관리자는 물론, 최종관리자에게도 이메일로 자동 보고되도록 함으로써 회계조서의 체계적 관리를 구현했다. 특히, 무단 반출입되는 정보 역시 이메일로 서고담당자에게 자동 보고되며, RFID 기반 회계문서 관리시스템 상에 팝업으로 전달된다.
이 시스템에는 조서등록, 조서조회, 조서이관, 조서폐기, 창고관리까지 관리토록 구성돼 있다. 눈여겨볼만 한 것은 기본적인 사고 내 조서관리 뿐만 아니라 창고관리까지 확대한 점이다. 회계법인의 자료는 보통 2~3년 후 조서물류창고에 적재하는 것이 일반적이다. 중요조서는 7년 후에 폐기하고 있으나, 특별한 경우 별도로 적재하고 있다. 이 자료 역시 지금까지는 물류창고에 보관돼 있는지 아니면 별도로 관리하는지에 대한 정보가 전혀 관리되지 않았다. 이번 시스템 구축으로 이러한 자료까지 관리하게 된 것이다.
삼일회계법인은 2008년 3월부터 발생하는 조서부터 RFID 시스템에 적용하고 있다. 그 이전 자료는 별도의 조서관리시스템과의 연동을 통해 관리하고 있다. RFID 기반 회계문서관리 시스템 구축을 통해 문서의 체계적인 관리는 물론, 고객서비스질도 향상될 것으로 관계자는 기대하고 있다. 향후 삼일회계법인은 박스에도 부착해 박스안의 내용물(권수)와 매칭시킬 계획도 가지고 있다.
김진희 기자
rfidkim@rfidjournalkorea.com